5510 sayılı Kanunun 86 ncı maddesinde; “Ay içinde bazı işgünlerinde çalıştırılmadığı ve ücret ödenmediği beyan edilen sigortalıların, otuz günden az çalıştıklarını ispatlayan belgelerin işverence ilgili aya ait aylık prim ve hizmet belgesine eklenmesi şarttır. Kurumca belirlenen işyerlerinde bu şart aranmaz.” hükmü yer almaktadır.

Not: Eksik gün formu verme yükümlülüğü kaldırılmıştır. (Bkz. İşverenler Eksik Günler İçin Belge Vermekten Kurtuldu başlıklı yazı.)

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 102 nci maddesinde ise aylık prim ve hizmet belgesi ile birlikte ay içinde otuz günden az çalışan veya eksik ücret ödenen sigortalılara ilişkin olarak (aşağıda linki yer alan) Eksik Gün Bildirim Formu ekinde sigortalının durumuna göre aşağıda belirtilen belgelerden birinin prim belgesinin verilmesi gereken süre içerisinde Kuruma gönderilmesi gerektiği belirtilmiştir.

– Kurumca elektronik ortamda alınabilenler hariç, Kurumca yetkilendirilmiş sağlık hizmeti sunucularından veya işyeri hekimlerinden alınmış istirahatli olduğunu gösteren raporu,

– Ücretsiz veya aylıksız izinli olduğunu kanıtlayan izin belgesi,

– Disiplin cezası uygulaması, gözaltına alınma ile tutukluluk hâline ilişkin belgeleri,

– Kısmi süreli çalışmalara ait yazılı iş sözleşmesi,

– Sigortalının imzasını taşıyan puantaj kayıtları,

– Grev, lokavt, genel hayatı etkileyen olaylar, doğal afetler nedeniyle işyerinde faaliyetin durdurulduğunu veya işe ara verildiğini gösteren ilgili resmî makamlardan alınan yazı örneği,

Eksik Gün Bildirim Formu ekinde verilmesi gereken belgelerdir. Yasal süresi dışında verilen söz konusu belgelerden geriye yönelik olarak her zaman düzenlenebilir nitelikte olanlar işleme konulmaz.

Öte yandan yönetmelikte belirtilen kamu kurum ve kuruluşlarına ait işyerleri yanında özel sektör işyerlerinden toplu iş sözleşmesi yapılan işyerleri ve 10 ve üzerinde sigortalının çalıştırıldığı işyerlerinde eksik gün bildirim nedenlerinin aylık prim ve hizmet belgesinde belirtilmesi yeterli olup, Eksik Gün Bildirim Formu ve eki belgeleri verme zorunluluğu bulunmamaktadır.