Genel Açıklamalar: Bilindiği üzere; Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından ortak olarak hazırlanan ve 13/12/2011 tarih – 28141 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile elektronik defter uygulaması yürürlüğe girmiş olup,

Elektronik defter tutma bazı mükellefler için zorunlu tutulmuşken, bazı mükellefler içinse isteğe bırakılmıştır. Özellikle, 14/12/2012 tarihli ve 28497 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 421 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile de (Elektronik Fatura Kullanma ve Elektronik Defter Tutma Zorunlu Hale Geliyor başlıklı haber) bazı vergi mükellefleri zorunluluk kapsamına alınmıştır.

Elektronik defter yani e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin,  www.edefter.gov.tr web adresinde duyurulan format ve standartlara uygun biçimde elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür.

Elektronik defter uygulaması 01/01/2012 tarihinden itibaren başlamış olup, şu an sadece yevmiye defteri ve büyük defterin (defter-i kebir) elektronik defter kapsamında tutulması öngörülmüştür. İlerleyen dönemlerde diğer yasal defterler de bu kapsama alınacaktır.

2- E Defterin Oluşturulması:

Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, tutmak isteyen gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin;

a) Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,

b) Tüzel kişi mükelleflerin 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belirtilen hususlar çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması,

c) Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın (muhasebe programının) uyumluluk onayı almış bir yazılım olması,

gerekmektedir.

Elektronik imza veya mali mühür kavramları, Genel Tebliğ’de elektronik defterin oluşturulması sürecinde gerçekleştirilen işlemlerde kullanılan bazı temel kavramlar olup, tanımları aşağıda yer almaktadır.

Mali Mühür: 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığı için TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısını ifade eden bir kavramdır. Tüzel kişilerin elektronik defterlerini, ilgili oldu­ğu ayı takip eden ayın son gününe kadar kendilerine ait mali mühür ile onaylamaları gerekmektedir. Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağı­nın inkâr edilmezliği, güvenli mali mühür ile garanti altına alınmaktadır.

Elektronik İmza: 5070 Sayılı Elektronik imza Kanununun dördüncü maddesinde tanımlanan elektronik imzayı ifade eder. Gerçek kişilerin elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza ile imzalamaları gerekmektedir. Elektronik defterler ile beratlarının veri bü­tünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza ile garanti altına alınır.

Yukarıda yer alan şartları taşıyanlardan, Tebliğ kapsamında elektronik defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenler, Tebliğde belirtilen bilgi ve belgeler ile www.edefter.gov.tr internet sitesinde belirtilen Gelir İdaresi Başkanlığı veya İç Ticaret Genel Müdürlüğü adresine yazılı olarak başvuruda bulunmaları gerekmektedir.

 3- E Defterin Kullanım Süreci:

Söz konusu başvuruyu yaptıktan sonra da başvuru sonuçlanıp, e defter kullanım izni verilinceye kadar mükellefin kâğıt ortamında defter tutma yükümlülüğü aynen devam eder.

Başvuru sonucunda e defter kullanmaları için kendilerine izin verilenler, www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlarlar.

Dönem içerisinde e defter kullanmaya başlayan mükelleflerin, elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla eski defterlerine kapanış tasdikini yaptırmaları gerekir.

Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini artık kâğıt ortamında tutamazlar.

E-defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açı­lış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer.

Elektronik defter beratı; Genel Tebliğde yer alan esaslar çerçevesinde, elekt­ronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirle­nen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyayı ifade etmektedir. Gelir vergisi mükellefleri e-imza ile tüzel kişiler ise mali mühürle berat alacaklardır.

Uygulamadan yararlananlar, aylık dönemler itibarıyla oluşturdukları elektronik defterler için, aşağıda yer alan adımları izleyerek berat almak ve bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek zorundadırlar.

a) Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Aralık ayına ilişkin defterleri gelir vergisi beyannamesinin verilme süresinin sonuna kadar) kendilerine ait güvenli elektronik imza ile imzalarlar.

b) Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterleri kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresi sonuna kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylarlar.

c) İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile Gelir İdaresi Başkanlığının onayına sunulur.

d) Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından, bilgisayara indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilir.

Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Ancak, hesap dönemi veya takvim yılı içinde, defterlerini elektronik ortamda oluşturmaya başlayanlar, izleyen ilk ayda oluşturacakları elektronik defterlerde, ilgili hesap döneminin başından içinde bulundukları döneme kadar gerçekleştirilen tüm kayıtlara yer vereceklerdir. Ayrıca elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

Herhangi bir kesinti veya sistem arızası nedeni ile beratların Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanması işleminin gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratlar, güvenli elektronik imza (gerçek kişiler için) veya mali mühür (tüzel kişiler için) ile zaman damgalı olarak imzalanacak veya onaylanacaktır. Bu kapsamda kullanılacak olan zaman damgaları TÜBİTAK-UEKAE’den temin edilecektir. Beratların, Başkanlığa sunumunu engelleyen kesinti veya arıza durumunun ortadan kalkmasını takiben ilgili beratların tekrar Gelir İdaresi Başkanlığı onayına sunulması işlemi gerçekleştirilecektir.

Zaman Damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından doğrulanan kaydı ifade eder.

E-defter oluşturulduktan sonra muhasebe işlemlerinde hata veya yanlışlık yapıldığının tespit edilmesi halinde, hatanın veya yanlışlığın tespit edildi­ği cari ay içerisinde muhasebe kayıtlarına göre düzeltilmesi mümkündür.

 4- Elektronik Defterlerin Muhafazası ve İbrazı:

Yukarıda sayılan adımların neticesinde oluşturulan elektronik defterler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilir.

Bu nedenle elektronik defterlerin, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmesi zorunludur.

Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterler kâğıt ortamında saklanamaz.

Elektronik defterler ve beratların, elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmez. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.

Defterlerini elektronik ortamda tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza etmek ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdürler.

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmesi zorunludur.

Tebliğ kapsamında elektronik defter oluşturanlar, bilgi işlem sistemini oluşturan yazılım, donanım, dosya, dokümantasyon ve benzeri unsurları, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen denetim elemanlarının veya Maliye Bakanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca görevlendirilecek personelin erişimini ve denetlemesini engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemez.

İstenilmesi halinde, elektronik defter kayıtlarına kaynak teşkil eden kayıt ve verilerin de Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında ibraz edilmesi zorunludur.

Bu Tebliğde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde elektronik defter oluşturan veya oluşturdukları elektronik defterleri yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununun ve Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümleri uygulanır.

Ayrıca 5510 sayılı Kanunun 86 ncı maddesinin ikinci fıkrasında; “İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır.” hükmü,

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 104 üncü maddesinin birinci fıkrasında da “İşverenlerin tutmak zorunda oldukları defterlerle dayanağı belgeler, aylık prim ve hizmet belgesinin, aylık fiilî hizmet süresi zammı prim belgesinin, yıllık fiili hizmet süresi zammı prim belgesinin ve yıllık itibari hizmet süresi prim belgesinin dayanağı belgeler niteliğinde sayılır.” hükmü yer almaktadır.

Burada “işverenlerin tutmak zorunda oldukları defterler” ifadesi kullanılmış olmakla birlikte, gerek Kanunda gerekse Yönetmelikte işverenlerin hangi defterleri tutmak zorunda oldukları belirtilmemiştir. Çünkü, burada başta Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu olmak üzere, işverenlerin hangi defterleri tutması gerektiği, işverenin yaptığı iş gereği bağlı olduğu ilgili mevzuat esas alınmaktadır.

Bu nedenle de Sosyal Güvenlik Kurumu denetim elemanları yani sosyal güvenlik denetmenleri ve müfettişler tarafından işyerleriyle ilgili olarak yapılan inceleme ve soruşturmalarda, yevmiye defteri incelenen defterlerin başında gelmektedir. İncelemenin içeriğine ve kapsamına göre büyük defter (defter-i kebir) zaman zaman büyük defter de incelenebilmektedir.

Dolayısıyla elektronik defter tutan mükelleflerin, sosyal güvenlik denetmenleri ve müfettişler tarafından işyeri yasal kayıt ve belgelerinin incelenmek üzere talep edilmesi halinde, eğer 10 yıllık saklama süresi geçmemişse elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdürler. Aynı şekilde, istenilmesi halinde, elektronik defter kayıtlarına kaynak teşkil eden kayıt ve verilerin de ibraz edilmesi zorunludur.

Söz konusu ibraz yükümlülüğünün, kayıt ve belge istemine dair yazının tebliğinden itibaren, herhangi bir mücbir sebep olmadığı halde 15 gün içerisinde ibraz edilmemesi durumunda, 5510 sayılı Kanunun 102 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendi gereğince idari para cezası uygulanır. (isvesosyalguvenlik.com)