1- Sosyal Güvenlik Reformu İle Gelen Değişiklikler: 01.10.2008 tarihinde yürürlüğe giren 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ile birlikte e-bildirge e-sigorta adını almış, ayrıca aylık prim ve hizmet belgesi ve sigortalı işe giriş bildirgesi yanında işyeri bildirgesinin de e-sigorta yoluyla verilmesi uygulaması getirilmiştir.

Ancak, eski Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin geçici 6 ncı maddesinin birinci fıkrasında, Kanunun 4/a kapsamındaki sigortalıları (işçileri) çalıştıranlar tarafından Kuruma yapılacak bildirimlerin, Kurum ile işveren, kamu idareleri ile kurum ve kuruluşların internet ve elektronik alt yapısı oluşturuluncaya kadar kağıt ortamında yürütüleceği öngörüldüğünden; yeni Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin geçici 5 inci maddesinde de “Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) bendi 506 sayılı Kanunun mülga 2 nci maddesi kapsamındaki sigortalıları çalıştıranlar tarafından Kuruma yapılacak bildirimler, Kurum ile işveren, kamu idareleri ile kurum ve kuruluşların internet ve elektronik alt yapısı oluşturuluncaya kadar kâğıt ortamında yürütülür” hükmü yer aldığından, işyeri bildirgesi, gerekli alt yapı oluşturuluncaya kadar Kuruma kağıt ortamında verilecektir. Şu an sadece 4/c (memur) kapsamında sigortalı çalıştıran kamu idareleri işyeri bildirgesini e-sigorta kanalıyla vermektedir.

2- Genel Açıklamalar:

E-Bildirge uygulaması ilk olarak 2004-Mayıs ayına ait SSK aylık prim ve hizmet belgesinin elektronik ortamda verilmesiyle ve sekiz veya daha fazla sayıda sigortalı çalıştıran işyerlerini kapsayacak şekilde başlamıştır. Daha sonra Kurum Yönetim Kurulunun aldığı kararlar doğrultusunda;

– 2005/Mayıs ila 2005/Temmuz ayları arasında 5 ve üzerinde,

– 2005/Ağustos ila 2006/Ekim ayları arasında 3 ve üzerinde

– 2006/Kasım ve takip eden aylarda ise 2 ve üzerinde,

sigortalı çalıştıran işverenler, cari aylara ilişkin aylık prim ve hizmet belgelerini, Kuruma e-Sigorta kanalıyla ile göndermekle zorunlu tutulmuşlardır.

Son olarak ise 2009/Ekim ayına ilişkin düzenlenecek olan aylık prim ve hizmet belgesinden başlanılarak, tüm resmi ve özel sektör işverenleri, çalıştırılan sigortalı sayısı üzerinde durulmaksızın, cari aylara ilişkin aylık prim ve hizmet belgelerini e-Sigorta kanalıyla göndermekle zorunlu tutulmuşlardır.

Aynı şekilde değişik zamanlarda, sigortalı işe giriş bildirgesi ve sigortalı işten ayrılış bildirgesinin verilmesi, borcu yoktur yazısı alınması, sigortalıların istirahatli oldukları sürelerde işyerinde çalışmadıklarına dair bildirim gibi bazı işlemler de e-Sigorta üzerinden yapılmaya başlanmıştır.

3- e-Sigorta Uygulamasına Başvurulması, Sözleşmenin Düzenlenmesi ve Şifre Zarfının Teslimi:

Bu konu ayrıntılı olarak İşveren Uygulama Tebliği’nde düzenlenmiştir.

3.1- Başvuru:

Aylık prim ve hizmet belgesinin Kuruma e-Sigorta kanalıyla gönderilebilmesi için, işveren veya yetkili kişiler tarafından usulüne uygun olarak doldurulmuş ve imzalanmış e-Sigorta Hizmetleri İnternet Kullanıcı Kodu ve Kullanıcı Şifresi Başvuru Formu ile Kurumun ilgili ünitesine başvurulması ve işveren veya yetkili kişiler tarafından e-Sigorta Sözleşmesinin imzalanması gerekmektedir.

İşveren haricindeki kişilerce e-Sigorta hizmetleri internet kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi başvurusunun yapılabilmesi ve/veya e-Sigorta sözleşmesinin imzalanabilmesi için, işveren vekili veya işvereni temsil ve ilzama yetkili olunması ya da işveren adına; Sosyal Güvenlik Kurumuna her türlü başvuruyu yapmaya, Kurumla her türlü sözleşmeyi imzalamaya, Kurumdan her türlü belgeyi teslim almaya ve Kuruma her türlü belgeyi vermeye yetkili olunduğuna veya e-Sigorta hizmetleri internet kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi başvurusu yapmaya, e-Sigorta sözleşmesi imzalamaya, kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi teslim almaya, Kuruma e-Sigorta kanalıyla aylık prim ve hizmet belgesi göndermeye yetkili olunduğuna dair özel vekâletname bulunması icap etmektedir. Dolayısıyla, belirtilen hususların yer almadığı özel vekâletnameler ile e-Sigorta hizmetleri internet kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi başvurusunda bulunulması veya e-Sigorta sözleşmesinin imzalanması mümkün bulunmamaktadır.

Alt işvereni olan işyerlerinde, hem işveren, hem de alt işverenlerin her biri ayrı ayrı başvuruda bulunarak, ayrı ayrı kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi alacaklardır.

İşverenin gerçek kişi olması durumunda kullanıcı kodu ve şifresi almak için yapılacak başvurular, gerçek kişi olan işverenlerce yapılabileceği gibi, gerçek kişi işverenlerin yetki verilmesini talep ettikleri kullanıcılar tarafından da yapılabilecektir. Ancak bu durumda, yetki verilmesi talep edilen kullanıcı için düzenlenmiş vekaletnamenin aslının veya noter onaylı suretinin ya da ilgili idarelerce onaylı suretinin de e-Sigorta Sözleşmesi ile birlikte başvuru formunun ekinde ibraz edilmesi gerekmektedir. İşverence yetki verilmesi talep edilen kişinin, serbest muhasebeci veya serbest muhasebeci mali müşavir olması durumunda da yine aynı yol izlenecektir.

İşverenin özel hukuk tüzel kişisi olması halinde, kullanıcı kodu ve şifresi almak için yapılacak başvurular, tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili bulunan kişilerce (yönetim kurulu başkanı, şirket müdürü, kooperatif, dernek, oda, vakıf başkanları vs.) veya bu kişilerin yönetim kurulu kararı, noterden onaylı vekaletname ile yetki verilmesini talep ettikleri kişilerce de yapılabilecektir. Bu durumda, başvuru formuna imza sirkülerinin veya vekaletnamenin aslı ya da noter onaylı sureti veya ilgili idarelerce onaylı sureti eklenecektir.

İşverenin kamu kurum veya kuruluşu olması halinde, ilgili kurum ve kuruluş tarafından kullanıcı kodu ve şifresi verilmesi talep edilmiş olan kişiler başvuruda bulunabileceklerdir. Bu durumda, ilgili kamu kurum veya kuruluşu tarafından düzenlenmiş görevlendirme yazısı başvuru formuna eklenecektir.

Apartman yöneticiliklerince (kat malikleri kurullarınca) yapılacak olan başvuru sırasında,

a) Kullanıcı kodu ve şifresinin yönetici adına verilmesinin talep edilmesi halinde, başvuru sırasında, noter onaylı karar defterinin;

– Binaya ilişkin bilgilerin yer aldığı ilk sayfasının,

– Yönetici seçimine ilişkin kat malikleri kurul kararının yer aldığı sayfanın,

birer fotokopisinin, e-Sigorta sözleşmesi ile birlikte başvuru formu ekinde ibraz edilmesi,

b) Kullanıcı kodu ve şifresinin başka bir kişiye verilmesinin talep edilmesi halinde ise,

– Binaya ilişkin bilgilerin yer aldığı ilk sayfasının,

– Yönetici seçimine ilişkin kat malikleri kurul kararının yer aldığı sayfanın,

– Yetki verilmesi talep edilen kullanıcı için çıkartılmış vekâletnamenin aslı veya noter onaylı sureti ya da ilgili idarelerce onaylı suretinin,

e-Sigorta sözleşmesi ile birlikte başvuru formunun ekinde ibraz edilmesi gerekmektedir.

Başvuru formları, evrak servisince evrak tarih ve numarası verildikten sonra, e-Sigorta Servisinde çalışan personel tarafından teslim alınacak, gerekli kontrollerin yapılmasının ardından “Kurum Ünitesi” bölümü teslim alan personel tarafından kaşelenip imzalanacaktır.

3.2- Sözleşmenin Düzenlenmesi ve Şifre Zarfının Teslimi:

E-Sigorta sözleşmeleri iki nüsha olarak düzenlenecek, sözleşme Kurum yetkilisi ile işveren veya yetkili kişiler tarafından imzalanacak, ilk nüshası ilgili Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğünce/Sosyal Güvenlik Merkezince başvurunun alındığı tarih ve sıraya göre klase edilecek, ikinci nüshası ise işverene/yetki verilen kullanıcıya verilecektir.

E-Sigorta sözleşmesini, Kurum adına e-Sigorta işlemlerinin yapıldığı servis şefi veya bağlı olduğu müdür yardımcısı, diğer tarafta ise işveren veya yetkili kişi, kamu kurum veya kuruluşlarında görevlendirme yazısı ile yetki verdiği belirtilen kişi imzalayacaktır.

E-Sigorta sözleşmesinin imzalarının tamamlanmasını müteakip, “İnternet Kullanıcı Kodu ve Kullanıcı Şifresi Teslim Tutanağı” iki nüsha olarak düzenlenerek taraflar arasında imzalanacak ve e-Sigorta servisi memuru tarafından http://ebildirge.sgk.intra/ebbasvuru/jsp/login.jsp adresindeki uygulamanın aktivasyon sayfasından kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi zarfının üzerindeki “başvuru aktivasyon kodu” girilerek, aktivasyon işlemi gerçekleştirilecek ve “e-Sigorta Sözleşmesi” ve “İnternet Kullanıcı Kodu ve Kullanıcı Şifresi Teslim Tutanağı”nın birer suretleri ile birlikte kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi zarfı işveren veya yetkili kişiye teslim edilecektir. “e-Sigorta Sözleşmesi” ile “İnternet Kullanıcı Kodu ve Kullanıcı Şifresi Teslim Tutanağı”nın birer nüshası “e-Sigorta Hizmetleri İnternet Kullanıcı Kodu ve Kullanıcı Şifresi Başvuru Formu” ile birleştirilerek e-Sigorta Servisinde muhafaza edilecektir.

3.3- Şifrenin İptali:

E-Sigorta sözleşmesinin 8 inci maddesinde sayılan sebeplerden herhangi birinin varlığı halinde, durum yazılı olarak ilgili Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğüne/Sosyal Güvenlik Merkezine yazılı olarak bildirilecek ve e-Sigorta servisinde görevli memur tarafından http://ebildirge.sgk.intra/ebbasvuru/jsp/login.jsp adresindeki uygulamanın kullanıcı işlemleri menüsünden işverene veya yetkili kişiye verilen kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi, işveren veya yetkili kişinin belge verme yükümlülüğünün yasal olarak sona erdiği tarih itibariyle iptal edilecek, ayrıca bu durum ile sözleşmenin fesh edildiği, işveren ve/veya yetkili kişiye bir yazı ile bildirilecektir.

3.4- Şifrenin Çalınması – Kaybolması – Unutulması:

İşveren veya yetkili kişi tarafından kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresinin; çalındığı, kaybolduğu veya unutulduğu gibi hususların yazılı olarak ilgili üniteye bildirilmesi halinde, e-Sigorta servisinde görevli memur tarafından http://ebildirge.sgk.intra/ebbasvuru/jsp/login.jsp adresindeki uygulamanın kullanıcı işlemleri menüsünden derhal kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi iptal edilecektir.

Bu durumda, işveren veya yetkili kişinin aynı işyeri için yeni kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi verilmesini yazılı olarak talep etmesi halinde, http://ebildirge.sgk.intra/ebbasvuru/jsp/login.jsp adresindeki uygulamanın kullanıcı işlemleri menüsünden daha önce girişi yapılan başvuru bilgileri sistemden çağırılarak, yeni kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi verilecektir.

4- Belgeleri e-Sigorta Yoluyla Verme Süresi:

Belgeler yasal verilme/gönderilme süresinin son günü saat 23.59’a kadar e-Sigorta kanalıyla Kuruma gönderilebilir. Belgenin gönderilmesi gereken sürenin son gününün resmi tatile rastlaması halinde, son günü izleyen ilk iş günü saat 23:59 a kadar, Kuruma, e-Sigorta kanalıyla gönderilebilir. Ancak belgenin verilme süresinin son günü saat 23.59’a kadar verme hakkı/imkanı bulunmaktaysa da; son güne kalması halinde Kurumun bilgi işlem sistemlerinde son günde oluşabilecek yoğunluk, internette yavaşlama, kilitlenme durumları söz konusu olabileceğinden, belgeleri gönderme işinin son güne bırakılmaması daha uygun olacaktır.

5- Mücbir Sebeplerle Belgelerin e-Sigorta Yoluyla Gönderilememesi:

Belgeleri e-Sigorta ortamında göndermekle zorunlu tutulan işveren/aracı/sigortalıyı geçici olarak devralanların, Kurumun bilgi işlem sistemlerinin aşağıdaki belirtilen nedenlerle hizmet dışı kalması sonucu belgelerini öngörülen sürenin son gününde Kuruma internet ortamında gönderememesi halinde, sorunların ortadan kalktığı tarihi takip eden beşinci işgününün sonuna kadar belge veya bilgiyi göndermeleri halinde, bu yükümlülüklerini Kanunda öngörülen sürede yerine getirmiş oldukları kabul edilecektir.

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 5. maddesi uyarınca, Hizmet Sunumu Genel Müdürlüğü yetkililerince imzalanacak bir tutanak ile tevsik edilmesi (belgelenmesi) kaydıyla;

a-Kurum bilgisayar sisteminde, e-Sigorta uygulamasının çalışmasını engelleyecek şekilde;

a.1-Donanım ve yazılımdan kaynaklanan arızalar,

a.2-Elektrik ve iletişim alt yapısında meydana gelen arızalar,

a.3-Yangın, yıldırım, infilak ve benzeri olaylar sonucu meydana gelen ve işlem yapmayı engelleyici durumlar,

a.4-Sel veya su baskını, fırtına, yer kayması, deprem gibi tabi afetler ile grev, lokavt, sabotaj, terör saldırıları,

b-Kurumun hizmet satın aldığı internet servis sağlayıcılarında meydana gelen arızalar,

c-(a) ve (b) dışında Kurumca belirlenecek benzeri durumlar,

belgelerin Kanunda öngörülen sürenin son gününde Kurumca alınmasını engelleyici sebep olarak kabul edilir.

Yukarıdaki mücbir sebep belgelerini, özellikle de ayılık prim ve hizmet belgelerini e-Sigorta ortamında göndermekle zorunlu tutulan için geçerli olup, belgeleri isteğe bağlı olarak e-Sigorta ortamında göndermek isteyenler için söz konusu olmayacağından, bu durumda olanların böyle bir sorunla karşılaşmaları halinde belgeleri kağıt ortamında Kuruma elden vermeleri ya da posta kanalıyla göndermeleri gerekmektedir.

6- e Sigorta Yoluyla Gönderilmesi Gerektiği Halde Belgelerin Kağıt Ortamında Verilmesi:

Zorunlu tutulduğu halde, belgelerin e-Sigorta kanalıyla gönderilmemesi halinde (iptal nitelikteki aylık prim ve hizmet belgeleri hariç) söz konusu belge kağıt ortamında yasal süresi içinde Kuruma verilse dahi, ilgililer aleyhine 5510 sayılı Kanunun 102 nci maddesinin ilgili bentlerine göre idari para cezası uygulanacaktır. Ayrıntılı bilgi İdari SGK İdari Para Cezaları bölümünde yer almaktadır. (isvesosyalguvenlik.com)