1-Sosyal Güvenlik Reformu İle Gelen Değişiklikler: 1.1-İşyeri kayıtlarının saklanması için öngörülen 5 yıllık süre kademeli olarak 10 yıla, kamu idareleri için 30 yıla çıkarıldı.

1.2-4/a kapsamında sigortalıların çalıştırıldığı işyeri kayıt ve belgelerinin işverenin ikametgahında da incelenebilmesi de (ilgili denetim elemanının uygun görmesi şartıyla) mümkündü. Artı sadece işyerinde ya da belge ile kanıtlanması kaydıyla işletme merkezinde kayıtların incelenmesi istenebilecek. (ilgili denetim elemanının uygun görmesi şartıyla)

2-Genel Açıklamalar:

İşyeri yasal kayıt ve belgeleri gerek Sosyal Güvenlik Kontrol Memurları tarafından, gerekse SGK Müfettişleri tarafından 5510 sayılı Kanunun 99 uncu maddesi gereğince 7201 sayılı Tebligat Kanununa göre yapılacak bildirim ile istenilebileceği gibi, işveren, işveren vekili, işyeri sahibi, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren ile düzenlenecek tutanakla da istenebilir. Kayıt ve belgelerin yazılı olarak veya tutanakla talep edilmesi halinde, 5510 sayılı Kanunun 86. maddesi ikinci fıkrası uyarınca kayıt ibraz süresi 15 gündür. Bu 15 günlük süre; işyeri kayıtları düzenlenen bir tutanakla talep edilmişse tutanak tarihinden sonraki ilk günden başlayarak, yazı ile istenmişse yazının tebliğinden sonraki ilk günden itibaren (başlayarak) işlemeye başlar ve 15. gün mesai saati bitiminde 15 günlük süre dolmuş olur. Kayıt ve belgeler yazıyla istenmişse, 15 günlük sürenin işlemeye başladığı ilk gün hafta sonu, ulusal bayram veya genel tatil günlerine (resmi tatile) denk gelse bile süre işlemeye başlar. Ancak 15 günlük kayıt ibraz süresinin son günü ulusal bayram veya genel tatil günlerine (resmi tatile) denk gelmişse, ibraz süresi tatilden sonraki ilk iş günü mesai saati bitimine kadar uzamış olur. İdari izinler resmi tatil sayılmaz.

Kayıt ve belgeler tebligatta veya tutanakta belirtilen adrese getirilir.

15 günlük yasal süre içerisinde istenilen kayıt ve belgeler ibraz edilmemiş ve ek süre de istenmemişse 5510 sayılı Kanunun 102 nci maddesi e bendi gereğince idari para cezası uygulanır.

Tebligat veya tutanakla istenilen kayıt ve belgelerin tutanakla teslim edilmesi gerektiğinden, kayıtların tebligatta veya tutanakta belirtilen adrese işveren/işyeri sahibi/işveren vekili/alt işveren/sigortalıyı devir alan işveren veya bunların temsile yetkili vekili tarafından ibraz edilmesi gerekir.

İşyeri yasal kayıt ve belgelerinin yazılı olarak (tebligat veya tutanakla) istenmesi zorunluluk olmayıp, Sosyal Güvenlik Kontrol Memurları veya SGK Müfettişleri tarafından sözlü olarak da istenebilir. O taktirde 15 günlük süre göz önüne alınmaz.

3-Ek Süre/Mehil Talep Edilmesi:

Eğer kayıt ve belge yazı ile veya tutanakla istenmişse ve yazının tebliği veya tutanağın düzenlendiği tarihten sonraki gün işlemeye başlayacak 15 günlük yasal süre içerisinde istenilen kayıt ve belgelerin ibrazı da mümkün değilse, 15 günlük süre bitmeden yazılı olarak ek süre talebinde bulunulması veya bu durumun ilgililerin şahsen başvurusu ile bir tutanakla tespiti ve ek süre talebinin de haklı bir nedene dayanması gerekir.

İşveren/işyeri sahibi/işveren vekili/alt işveren/sigortalıyı devir alan işveren veya bunların temsile yetkili vekili tarafından haklı bir sebep ileri sürülerek istenilen mehil süresi, ilgili Sosyal Güvenlik Kontrol Memuru veya SGK Müfettişi tarafından belirlenir ve ilgiliye yazıyla bildirilir. Zamanaşımının söz konusu olduğu hâllerde mehil süresine ilişkin istekler kabul edilmez.

Yazılı olarak ek süre talebinde bulunulmuş ise, ek süre talebine ilişkin yazının adi posta veya kargo yolu ile gönderilmesi ya da Kuruma (Sosyal Güvenlik İl/Sosyal Güvenlik Merkez Müdürlüğü veya ilgili Grup Başkanlığı) doğrudan verilmesi halinde, yazının Kurumun evrak kayıtlarına intikal ettiği tarih; taahhütlü, iadeli taahhütlü veya acele posta servisi şeklinde gönderilmesi halinde, postaya verildiği tarih ek süre talebinde bulunulan tarih olarak kabul edilir. Dolayısıyla bu tarihin 15 günlük yasal süre içerisindeki bir tarih olması gerekmektedir. Aksi halde, kayıt ve belge ibraz yükümlülüğü 15 günlük yasal süre içerisinde yerine getirilmemiş olacağından, 5510 sayılı Kanunun 102 nci maddesi e bendi gereğince idari para cezası uygulanması gerekecek olup, bu durumda zaten ek süre verilmesinin bir anlamı kalmayacaktır.

Ek süre talebine ilişkin başvuru üzerine ilgili Sosyal Güvenlik Kontrol Memuru veya SGK Müfettişi tarafından talep değerlendirilerek ek süre verilir veya verilmez ya da talep edilenden daha az ek süre verilebilir. Yazı ile verilen ek sürenin işlemeye başladığı ilk gün hafta sonu, ulusal bayram veya genel tatil günlerine (resmi tatile) denk gelse bile süre işlemeye başlar. Ek sürenin son günü ulusal bayram veya genel tatil günlerine (resmi tatile) denk gelmişse, ek süre dolayısıyla da kayıt ibraz süresi tatilden sonraki ilk iş günü mesai saati bitimine kadar uzamış olur. İdari izinler resmi tatil sayılmaz.

Verilen ek sürenin son günü mesai bitimine kadar kayıt ve belgeler ibraz edilmemişse, 5510 sayılı Kanunun 102 nci maddesi e bendi gereğince idari para cezası uygulanır.

Ek süre talebi bir defaya mahsus olup, ikinci kez ek süre talep edilemez.

4-Kayıtların İşyerinde İncelenmesi:

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 107 nci maddesi (2) fıkrası uyarınca; işverenler, işyeri sahipleri, alt işveren ya da sigortalıyı devir alan işveren tarafından defter ve belgelerin işyerinde ya da belge ile kanıtlanması kaydıyla işletme merkezinde incelenmesinin yazılı olarak istenilmesi veya bu isteğin bir tutanakla tespit edilmesi hâlinde, Sosyal Güvenlik Kontrol Memuru veya SGK Müfettişince de teftişe elverişli bulunursa inceleme orada yapılabilir. Bu talebi değerlendirecek olan ilgili Sosyal Güvenlik Kontrol Memuru veya SGK Müfettişidir. Kayıt ve belgelerin işyeri veya işletme merkezi dışında başka bir yerde incelenmesi talep edilemez. Bu yola daha çok istenilen kayıt ve belgelerin fazla yer tuttuğu, hacimli olduğu büyük şirketler, işletmeler tarafından başvurulmaktadır.

5-Kısmi/Eksik İbraz:

5510 sayılı Kanunun 102 nci maddesi e bendine göre istenilen işyeri yasal kayıt ve belgelerinin kısmen (eksik olarak) ibrazı hiç ibraz etmeme hükmündedir. Örneğin; sadece bir aya ait ücret ödeme bordrosu ibraz edilmemiş olsa bile, kısmi ibraz söz konusudur. Kısmi/eksik ibraz hallerinde kayıt ve belgeler hiç ibraz edilmemiş gibi aynı idari para cezası uygulanır. Ancak ibraz edilen kayıt ve belgeler ise incelenir.

6-Geç İbraz:

İncelenmek üzere talep edilen kayıt ve belgelerin saklama süresi dolmadığı ve mücbir bir sebep bulunmadığı halde 15 günlük yasal süre veya verilen ek süre geçtikten sonra ibraz edilmesi halinde de kayıt ve belgeler hiç ibraz edilmemiş gibi aynı idari para cezası uygulanır. Ancak ibraz edilen kayıt ve belgeler ise incelenir.

7-Mücbir Sebepler:

İşyeri yasal kayıt ve belgelerinin süresinde ibraz edilmemesi herhangi bir mücbir sebepten kaynaklanmışsa idari para cezası uygulanmaz. Bu mücbir sebepler şunlardır;

a-İlgili resmi kuruluşlardan alınacak belgelerle kanıtlanmak şartıyla işyeri kayıt ve belgelerinin verilen sürede ibrazına engel olacak derecede ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk halleri. Bu madde gerçek kişi işverenler için geçerli olup, tüzel kişiliğe sahip işverenler için söz konusu değildir.

b-Kayıt ve belgelerin incelemeye çıkarılmasına mani olan yangın, yer sarsıntısı, su baskını ve benzeri doğal afetlerin meydana gelmesi hali. İlgili makamlardan alınacak yazı ile belgelenmesi gerekmektedir.

c-İşverenin veya aracının iradesi dışında meydana gelen zorunlu kaybolma halleri. Bu madde gerçek kişi işverenler için geçerli olup, tüzel kişiliğe sahip işverenler için söz konusu değildir. Durumun emniyet/jandarma veya savcılıktan alınacak belge ile kanıtlanması gerekir.

d-İşveren veya aracının iradesine bağlı olmayan sebeplerden dolayı kayıt ve belgelerini ibraz edemediği haller. Örneğin: istenen kayıt ve belgelere mahkemece el konulmuş olması. İlgili makamlardan alınacak yazı ile belgelenmesi gerekmektedir.

Mücbir sebepler dolayısıyla kesintiye uğrayan kayıt ve belgelerin ibraz süresi, bu sebeplerin ortadan kalktığı tarihten itibaren kaldığı yerden tekrar işlemeye başlar.

8-Son Günün Mali Tatile Denk Gelmesi:

5604 sayılı Mali Tatil İhdas Edilmesi Hakkında Kanunun 1 inci maddesi uyarınca her yıl Temmuz ayının birinden yirmisine kadar (yirmisi dahil) mali tatil olarak belirlenmiştir. Haziran ayının son gününün tatil günü olması halinde, mali tatil Temmuz ayının ilk iş gününü takip eden günden başlayıp 20’sinde (yirmisi dahil) sona erecektir.

Bu doğrultuda;

Kayıt ve belgelerin ibraz edilmesi için verilen sürenin son gününün, mali tatile rastlaması halinde, kayıt ve belgelerin, mali tatilin son gününü izleyen tarihten itibaren yedi gün içinde ibraz edilmesi durumunda, kayıt ve belgelerin ibrazına ilişkin yükümlülüğün yasal süresi içinde yerine getirildiği kabul edilerek, idari para cezası uygulanmayacaktır,

9-Kayıt ve Belgeleri Saklama Süresi:

Sosyal Güvenlik Kurumu uygulamasında daha önce Türk Ticaret Kanununun hükümlerine paralel olarak işyeri yasal kayıt ve belgelerini saklama süresi 10 yıl idi. 01.05.2004 tarihinde yürürlüğe giren mülga Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği ile bu süre maliye mevzuatına paralel olarak 5 yıla düşürüldü. Ancak son olarak 01.10.2008 tarihinde yürürlüğe giren 5510 sayılı Kanunun 86 ncı maddesi ikinci fıkrası ile bu süre yine kamu idareleri hariç 10 yıla çıkarıldı. Buna göre;

İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadırlar.

10-İdari Para Cezaları:

İdari para cezalarıyla ilgili ayrıntılı bilgi SGK İdari Para Cezaları – 5510 Para Cezaları bölümünde yer almaktadır. (isvesosyalguvenlik.com)