İşyeri Tescil – SGK’da İşyeri Dosyası Açtırma – İşyeri Bildirgesi – Diğer İşlemler

1-Yasal Düzenleme: İşyeri tescil, işyeri bildirgesinin verilmesi, işyerinin devri – terki – intikali, isim değişikliği gibi konular 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 11 inci maddesi, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin eski 29 ila 36, yeni 27 ila 34 üncü maddelerinde düzenlenmiş, ayrıca İşveren Uygulama Tebliği’nde konuya yer verilmiştir.

Not: Bazı durumlar için işverenlerin işyeri bildirgesi verme zorunluluğu ortadan kalkmış olup, Yeni Düzenlemeye Göre İşyeri Bildirgesi Verilmeyecek Durumlar başlıklı yazıda konuya yer verilmiştir.

2-Sosyal Güvenlik Reformu İle Gelen Değişiklikler:

2.1-Daha önceki uygulamada işyeri bildirgesinin elektronik ortamda Kuruma verilmesi imkanı bulunmamaktaydı. Sosyal Güvenlik Reformu ile işyeri bildirgesinin e-sigorta ile elektronik ortamda Kuruma verilmesi imkanı gelmiştir. Gerekli altyapı oluşturulduğunda artık işyeri bildirgeleri e-sigorta yoluyla elektronik ortamda verilecektir.

2.2-Daha önceki uygulamada işyerinin devri veya nakli halinde en geç devir veya nakil tarihi itibariyle işyeri bildirgesi verilmesi gerekmekteydi. Yeni uygulamada ise devir ve nakil halinde işyeri bildirgesi verme süresi 10 gün olarak belirlenmiştir.

2.3-Yeni uygulama ile 4/a kapsamında sigortalı (işçi) çalıştıran işyerleri yanında 4/c kapsamında sigortalı (memur) çalıştıran işyerleri de artık işyeri bildirgesi verecektir. 4/b kapsamında çalışan sigortalılar (kendi adına bağımsız çalışanlar/eski sisteme göre Bağ-Kur’lular) ise eskiden olduğu gibi işyeri bildirgesi vermeyecektir.

2.4-4/a kapsamında sigortalı (işçi) çalıştıran işyerleri tarafından daha önce 506 sayılı Kanuna istinaden verilmiş olan işyeri bildirgeleri geçerli olup, o işyerlerinin 5510 sayılı Kanuna göre tekrar işyeri bildirgesi vermeleri gerekmeyecek, ancak eski prim tarife cetveli 01.10.2008 tarihinde yürürlükten kalkmış olup, aynı tarih itibariyle yeni prim tarife cetveli uygulamaya konulduğundan, bu doğrultuda 01.10.2008 tarihinden önce 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu kapsamına alınmış olan işyerleri için uygulanmakta olan iş kazası ve meslek hastalıkları sigortaları prim oranı bu tarihten geçerli olmak üzere 0,5 puan düşürülerek uygulanacak, ayrıca 01.10.2008 tarihinden önce tescil edilmiş olan işyerlerinin mevcut işkolu kodları, işverenlerin elektronik veya kâğıt ortamında yapacakları beyana istinaden, Kurumca gerek görülen haller hariç olmak üzere, ayrıca tebligat yapılmaksızın bu yeni tarifedeki uygun işkolu kodlarına dönüştürülecektir.

2.5-Eski uygulamaya göre, kapanma – terk veya tasfiye olmadığı halde işyerinde en az beş yıldan beri sigortalı çalıştırılmadığının anlaşılması halinde, işyeri dosyası işlemden kaldırılıyordu. Yeni uygulamada ise bu beş yıllık süre iki yıla düşürülmüştür.

2.6-Eski uygulamada, işyerleri verilen işyeri bildirgelerine istinaden, eki belgelerde herhangi bir problem yoksa herhangi bir araştırma yapılmadan tescil ediliyor ve işyeri dosyası açılıyordu. Yeni uygulamaya göreyse; kamu işyerleri hariç, işyerinin tescil tarihinden itibaren bir ay içinde, işyeri bildirgesinde yer alan bilgilerin doğruluğu sosyal güvenlik kontrol memurlarınca durum tespiti yapılarak Kurumca kontrol ettirilebilecektir.

A-Kanunun 4 üncü Maddesinin Birinci Fıkrasının (a) Bendi (4/a) Kapsamında Sigortalı Çalıştıran İşyerlerinin Tescili:

1-Genel Açıklamalar:

• Tescili yapılacak işyerinde, hem ayın 1’inden 30’una kadar, hem de ayın 15’inden takip eden ayın 15’ine kadarki çalışmalara istinaden ücretler ödeniyorsa, yani iki farklı uygulama varsa, bu durumda prim belgeleri farklı tarihlerde verileceğinden, iki ayrı işyeri bildirgesi verilmesi gerekecektir.

• İşveren 18 yaşından küçük ise bildirgenin işveren ait bölümleri “18 yaşından küçük kimseye velayeten velisinin adı” ibaresi ile doldurularak imzalanacak, burada veli işveren vekili sayılacaktır.

• İşveren Medeni Kanuna göre sınırlı ehliyetsiz olduğundan kendisine vasi atanmışsa, bildirgenin işverene ait bölümleri “Sınırlı ehliyetsiz kimseye vesayeten vasisinin adı” ibaresi ile doldurularak imzalanacak, burada vasi işveren vekili sayılacaktır.

• Aynı kamu kurum ve kuruluşunda, hem 4/1-a (SSK), hem 4/1-c (Emekli Sandığı) kapsamına giren sigortalıların çalışması halinde, 4/1-a kapsamına giren sigortalılar için ayrı, 4/1-c kapsamına giren sigortalılar için ayrı bildirge verilerek ayrı ayrı işyeri dosyası açılacaktır.

• İşyerinin devri veya miras yoluyla intikali hallerinde verilen işyeri bildirgelerine istinaden ayrı işyeri dosyası tescil edilmeyecek, işlemler eski işyeri numarası üzerinden devam edecektir.

• Şirket nevinin değişmesi, birleşme veya bir şirketin diğer bir şirkete katılması, adi şirketlerde yeni ortak alınması durumlarında da yeni işyeri dosyası tescil edilmeyecek, işlemler eski işyeri dosyası üzerinden devam edecektir.

• İşyerinin aynı il içinde başka bir müdürlüğün (ünitenin) görev alanındaki adrese nakledilmesi veya başka bir ildeki adrese nakledilmesi (taşınması) halinde yeni işyeri dosyası tescil edilecek, işyerinin aynı il içinde aynı müdürlüğün görev alanına giren bir başka adrese taşınması halinde ise sadece adres değişikliği yapılacaktır.

• Aynı işkolunda birden fazla nakil aracı olan işverenlerle ilgili olarak, nakil araçlarının kayıtlı olduğu idareyi gösterir belge ibraz edilmesi şartıyla tek işyeri bildirgesi düzenlenecek dolayısıyla tek işyeri dosyası açılacaktır. İstanbul ilinde bulunan deniz ulaşım araçları için işyeri dosyası Beyoğlu Sosyal Güvenlik Merkez Müdürlüğünde açılacaktır.

2-İşyeri Bildirgesinin Verilme Süresi ve Şekli:

5510 sayılı Kanunun 11 inci ve Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin eski 29, yeni 27 nci maddesi uyarınca; işyerinde, 4/1-a (SSK) ve 4/1-c (Emekli Sandığı) kapsamında sigortalı çalıştıran, böyle bir işyerini devir alan veya bu nitelikte işyeri kendisine miras yoluyla intikal eden işverenin, işyeri bildirgesini en geç sigortalı çalıştırmaya başladığı tarihte Sosyal Güvenlik Kurumu’na vermek zorundadır.

Aynı işverenin, birden fazla özel ya da ihale konusu iş alması, işyeri kurması veya devir alması ya da kendisine miras yoluyla kendisine intikal etmesi hâlinde her işyeri için ayrı işyeri bildirgesi düzenlenmesi gerekir.

Diğer taraftan, tescili yapılacak işyerinde, hem ayın 1’i ila 30’u arasında, hem de ayın 15’i ila müteakip ayın 14’ü arasındaki çalışmalarına istinaden ücret alan sigortalıların bulunması halinde (kamu işyerleri için söz konusu), her iki çalışma döneminden dolayı iki ayrı işyeri bildirgesi düzenlenerek ayrı ayrı işyeri tescili yapılacaktır.

Şirket nevinin değişmesi, şirketin bir başka şirketle birleşmesi veya diğer bir şirkete katılması durumunda, bu hususların ticaret siciline tesciline ilişkin ilân tarihinden itibaren 10 gün içinde; adi şirketlerde şirkete yeni ortak alınması durumunda ise en geç yeni ortağın alındığı tarihi takip eden 10 gün içinde, bu değişikliklerin işyeri bildirgesi ile Sosyal Güvenlik Kurumu’na bildirilmesi gerekir.

İşyerini bir adresten başka bir adrese nakli veya işyerinin başka bir işverene devri halinde 10 gün içinde, miras yoluyla intikali halinde ise eski işverenin ölüm tarihinden itibaren en geç 3 ay içinde işyeri bildirgesi verilmesi gerekir. İşyeri aynı ilde aynı müdürlüğün görev alanına giren bir başka adrese nakledilmişse bu durumda işyeri bildirgesi verilmesine gerek olmayıp, adres değişikliğinin yazı ile Kuruma bildirilmesi yeterlidir.

Alt işverenin işyeri bildirgesi vermesine ve ayrı işyeri dosyası açtırmasına gerek bulunmamaktadır. Alt işveren olarak üç haneli alt işveren numarasını kullanarak asıl işverene ait işyeri dosyasından işlemleri yapacaktır.

 İşyeri bildirgesinin, adi posta veya kargo yolu ile gönderilmesi ya da Kuruma doğrudan verilmesi halinde, bildirgenin Kurumun evrak kayıtlarına intikal ettiği tarih bildirgenin verildiği tarih olarak esas alınır. Bildirge taahhütlü, iadeli taahhütlü veya acele posta servisi şeklinde gönderilmişse bu durumda, postaya verildiği tarih; e-sigorta (e-bildirge) kanalıyla internet üzerinden gönderilmesi halinde, onaylama işleminin yapıldığı tarih, bildirgenin Kuruma veriliş tarihi olarak kabul edilir.

İşyeri Bildirgesinin verilmesi gereken son günün hafta sonu, bayram veya yılbaşı gibi tatile rastlaması halinde, İşyeri Bildirgesinin tatili izleyen ilk iş gününde verilmesi halinde bildirge süresinde verilmiş sayılır ve ceza uygulanmaz.

3-İşyeri Bildirgesinin Ekinde Verilmesi Gereken Belgeler:

İşyeri bildirgesi ekinde verilmesi gereken belgeler Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 27 nci maddesinde ve İşyeri Bildirgesi İle Verilmesi Gereken Evraklar Nelerdir ? başlıklı yazıda ayrıntılı olarak belirtilmiştir.

 4-İşyeri Tescil Başvurusu Üzerine Sosyal Güvenlik Denetmeni Tarafından Tespit Yapılması:

Gerektiğinde, işyerinin tescil tarihinden itibaren bir ay içinde, işyeri bildirgesinde yer alan bilgilerin doğruluğu sosyal güvenlik kontrol memurlarınca durum tespiti yapılarak Kurumca kontrol ettirilebilecektir. Bu uygulama sadece özel sektör işyerleri için geçerlidir.

5-İşyeri Sicil Numarasının Verilmesi:

4/1-a (SSK) kapsamında işçi çalıştıran işyerine Kurum tarafından “Mahiyet Kodu”, “İşkolu Kodu”, “Ünite Kodu”, “Sıra Numarası”, “İl Kodu”, “İlçe Kodu,” “Kontrol Numarası”nı ihtiva eden bir sicil numarası verilir ve bu numara işverene tebliğ edilir. O işyeriyle ilgili olarak yapılacak tüm işlemlerde bu işyeri sicil numarası kullanılır.

6-Belirli Yerde Yapılmayan ve Belirli Bir Merkezden Sevk ve İdare Edilen İşlerin Tescili:

İşyerinde yapılan işin belirli bir yerde yapılmaması hâlinde, işyeri bildirgesi işverenin ikametgâhının bulunduğu yeri çevresine alan müdürlüğe verilir. Yapılan işin bir “il”den diğer bir “il”e geçmesi ve devam etmesi hâlinde ise bildirge işin başladığı yeri çevresine alan müdürlüğe verilir. Büro, yazıhane gibi belli bir merkezden sevk veya idare edilmeyen ve faaliyeti belirli bir yere bağlı olmayan işler, belirli yerde yapılmayan işler olarak kabul edilir.

Bu tür belirli bir yerde yapılmayan işlerde, işverenin ikametgahı işin görüldüğü yerler ayrı müdürlüklerin bölgelerinde bulunuyorsa, işverenin yazılı olarak başvurması halinde, sigorta işlemleri işin yapıldığı yeri çevresine alan müdürlüklerden biri tarafından yürütülebilir.

Faaliyeti belirli bir yere bağlı olmamakla beraber, büro, yazıhane gibi belirli bir merkezden sevk ve idare edilen işler ise belirli bir yerde yapılmış işlerden sayılır ve işyeri bildirgesi, işin sevk ve idare edildiği yeri çevresine alan müdürlüğe verilir.

7-Birden Fazla İş/İşyerine Tek Sicil Numarası Verilmesi:

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 27 nci maddesi uyarınca;

Aynı işverenlere ait olup, aynı işkolunda bulunan birden fazla kara veya deniz yada hava ulaştırma araçlarına tek sicil numarası verilir.

Aynı şekilde tek ihale ile birden çok işin yapılması hâlinde istihkaklarının bir ödenmesi ve teminatlarının tek olması şartıyla, işe ilk başlanılan yeri çevresine alan ünitece tek sicil numarası verilebilir.

Aynı işveren tarafından yaptırılan ve birden fazla yapı ruhsatı bulunan özel bina inşaatı işyerlerinde de parsellerinin bitişik ya da yakın olması ve sigortalıların birbirine karışması şartıyla inşaatların tek sicil numarasında yürütülmesine Kurumca izin verilebilir.

8-Tek İş/İşyeri İçin Birden Fazla işyeri Dosyası Açılması:

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 27 nci maddesi uyarınca; 5510 sayılı Kanunun 90 ıncı maddesine göre ihale yoluyla yapılan işlerin konsorsiyum şeklinde üstlenilmesi hâlinde, konsorsiyumu oluşturan üstlenicilerin her birine müstakilen istihkak ödenmesi ve bu üstleniciler tarafından idareye ayrı ayrı teminat verilmiş olması kaydıyla üstlenicilerin her birine, verecekleri işyeri bildirgelerine istinaden Kurumca ayrı ayrı sicil numarası verilebilir. İhale konusu işin iş ortaklığı şeklinde üstlenilmesi durumunda ise işyeri, iş ortaklığı adına ve tek işyeri sicil numarası verilerek tescil edilir, yani ayrı ayrı işyeri dosyası açılmaz, tek dosya açılır.

9-İşyerinin SGK Tarafından Re’sen Tescili:

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 32 nci maddesinde belirtilen durumların varlığı halinde işveren işyeri bildirgesi vermemiş olsa bile, SGK tarafından o işveren adına re’sen işyeri dosyası açılır, işverene de işyeri bildirgesini süresinde vermemiş olması nedeniyle idari para cezası uygulanır.

10-Ruhsat Vermeye Yetkili Mercilerce Verilen Ruhsatlar Sonucu İşyeri Tescili:

Ruhsat veya ruhsat niteliği taşıyan işlemlere ilişkin bilgi ve belgelerin ilgili kamu kurum ve kuruluşları tarafından müdürlüklere gönderilmesi üzerine, ruhsata konu işin/inşaatın müdürlükte tescilli olup olmadığı, yani işyeri dosyasının bulunup bulunmadığı araştırılır, sigortalı çalıştırıldığı halde söz konusu iş/inşaat tescilli değilse, işyeri Yönetmeliğin 32 nci maddesine istinaden ünitece re’sen tescil edilir ve işyeri dosyası açılır, ayrıca işverene de işyeri bildirgesini süresinde vermediği için idari para cezası uygulanır.

11-Alt İşverenler/Taşeronlar ve Sigortalıyı Devralan İşverenin Durumu:

Alt işveren (taşeron), kendi adına işyeri dosyası açtırmayıp, mevzuattan doğan yükümlülüklerini asıl işverene ait işyeri sicil numarasına ilave olarak Kurumca verilecek üç haneli alt işveren numarası ile asıl işverenin işyeri dosyası üzerinden yerine getirir.

Aynı şekilde, sigortalıyı geçici iş ilişkisi çerçevesinde devralan işveren, müştereken ve müteselsilen sorumlu olduğu yükümlülüklerini sigortalıyı devir aldığı işverenle yapmış olduğu sözleşmeyi Kuruma ibraz etmesi kaydıyla Kurumca kendisine verilecek üç haneli numara ile sigortalıyı devir aldığı işverene ait işyeri dosyası üzerinden yerine getirebilir. Sigortalıyı geçici iş ilişkisi çerçevesinde devralan işveren adına da ayrı işyeri dosyası açılmaz.

4857 sayılı İş Kanununa istinaden çıkarılan Alt İşverenlik Yönetmeliği 27.09.2008 tarih – 27010 sayılı Resmi Gazetede yayınlanmıştır.

12-İşyeri Dosyasının İşlemden Kaldırılması:

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 34 üncü maddesinde belirtilen durumların varlığı halinde, işverenin o işyeriyle ilgili olarak Kuruma borcunun da olmaması kaydıyla, işyeri dosyası işlemden kaldırılır, yani kapatılır.

13-İşyerinin Devri-İntikali-Birleşmesi Halinde Sorumluluk:

5510 sayılı Kanunun 89 uncu maddesi birinci fıkrası uyarınca;

Sigortalının çalıştırıldığı işyeri aktif veya pasifi ile birlikte devralınır veya intikal ederse ya da başka bir işyerine katılır veya birleşirse eski işverenin Kuruma olan prim ile gecikme cezası, gecikme zammı ve diğer ferilerinden oluşan borçlarından, aynı zamanda yeni işveren de müştereken ve müteselsilen sorumlu olur. Ayrıca bu hükme aykırı olarak düzenlenen sözleşme hükümleri de Kuruma karşı geçersizdir.

14-Son Günün Mali Tatile Denk Gelmesi:

5604 sayılı Mali Tatil İhdas Edilmesi Hakkında Kanunun 1 inci maddesi uyarınca her yıl Temmuz ayının birinden yirmisine kadar (yirmisi dahil) mali tatil olarak belirlenmiştir. Haziran ayının son gününün tatil günü olması halinde, mali tatil Temmuz ayının ilk iş gününü takip eden günden başlayıp 20’sinde (yirmisi dahil) sona erecektir.

Bu doğrultuda;

Sosyal Güvenlik Kurumunun ilgili birimine verilmesi gereken işyeri bildirgesinin yasal olarak verilmesi gereken sürenin son gününün mali tatile rastlaması halinde, belgenin verilme süresi, mali tatilin son gününü izleyen tarihten itibaren yedi gün uzamış sayılır.

15- İdari Para Cezaları: İşyeri bildirgesiyle ilgili olarak uygulanacak idari para cezalarına SGK İdari Para Cezaları – Ceza Uygulanmasını Gerektiren Hal ve Durumlar başlıklı bölümden ulaşabilirsiniz.www.isvesosyalguvenlik.com