1-Sosyal Güvenlik Reformu İle Gelen Değişiklikler: Kayıt geçersizlik halleri daha önce Kanunda düzenlenmemiş, sadece yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara uygun olarak düzenlememesi hali kayıt geçersizliği olarak sayılmışken, 01.10.2008 tarihinde yürürlüğe giren 5510 sayılı Kanunun 102 nci maddesinde kayıt geçersizliği halleri ayrıntılı olarak belirtilmiştir.

Daha önce ücret ödeme bordrolarında sigortalıların T. C. Kimlik Numaraları ve sigorta sicil numaralarının yer alması gerekiyordu. Artık herkesin T. C. Kimlik Numarası sigorta sicil numarası olarak esas alınacak, dolayısıyla ücret ödeme bordrolarında da T. C. Kimlik Numarası ve sigorta sicil numarası yerine sadece sosyal güvenlik sicil numarası (T. C. Kimlik Numarası), yani tek numara yer alacak.

2-Genel Açıklamalar:

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin “Belgenin dayanağı” başlıklı 104 üncü maddesinde;

• İşverenlerin tutmak zorunda oldukları defterlerle dayanağı belgeler, aylık prim ve hizmet belgesinin, aylık fiilî hizmet süresi zammı prim belgesinin, yıllık fiili hizmet süresi zammı prim belgesinin ve yıllık itibari hizmet süresi prim belgesinin dayanağı belgeler niteliğinde sayılır.

• 5510 sayılı Kanunun 102 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinin (4) numaralı alt bendinde belirtilen şekilde tutulmuş defterler geçerli sayılmaz ve anılan alt bentteki geçersizlik hâllerinin gerçekleştiği her bir takvim ayı için, ibraz edilmemesi durumunda uygulanması gereken miktarı aşmamak kaydıyla idarî para cezası uygulanır.

hükümleri yer almaktadır.

İşverenlerin tutmak zorunda oldukları defterler; 213 sayılı Vergi Usul Kanunu gereğince tutulması gereken defterlerdir. Bunların başında, yevmiye defteri, işletme defteri, serbest meslek kazanç defteri gelmektedir.

Dayanağı belgelerin başında ise; ücret ödeme bordroları, gelir – gider belgeleri gelmektedir.

3-Ücret Ödeme Bordrolarındaki Kayıt Geçersizlik Halleri:

Ücret ödeme bordrolarında hangi bilgilerin yer alması gerektiği 5510 sayılı Kanunun 102 nci maddesi e bendinin beş numaralı alt bendinde sıralanmıştır. Bunlar;

a-İşyerinin sicil numarası,

b-Bordronun ilişkin olduğu ay,

c-Sigortalının adı, soyadı,

d-Sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası,

e-Ücret ödenen gün sayısı (ücret aylık olarak ödenmiş ise gün sayısı 30 gündür),

f-Sigortalının ücreti (aylık, haftalık, gündelik, saat veya parça başı ücreti),

g-Ödenen ücret tutarı,

h-Ücretin alındığına dair Sigortalının/sigortalıların imzası.

Yukarıda belirtilen unsurlardan herhangi birini ihtiva etmeyen ücret tediye bordroları geçerli sayılmaz yani geçersiz sayılır.

Ücretlerin ve diğer ödemelerin makbuz mukabilinde veya banka aracılığı ile yapılması ya da ücret bordrolarının haricinde 4857 sayılı Kanunun 37 nci maddesi uyarınca işçilerin imzalarını da içeren ücret hesap pusulası düzenlenmiş olması halinde ücret ödeme bordrosunda imza şartı aranmaz.

Öte yandan, 01.10.2008 tarihinden önceki uygulamaya göre ücret ödeme bordrolarında sigortalıların T. C. Kimlik Numaraları ve sigorta sicil numaralarının bulunması gerekirken, 01.10.2008 tarihinde yürürlüğe giren 5510 sayılı Kanunun geçici 11 inci maddesinde;

01.10.2008 tarihinden önce mevcut sosyal güvenlik kurumlarında tescili yapılan sigortalılar ile 01.10.2008 tarihinden itibaren ilk defa tescili yapılacak sigortalıların Türkiye Cumhuriyeti kimlik numaralarının sosyal güvenlik sicil numarası olarak esas alınacağı belirtilmiştir. Bu nedenle de Yönetmelik ve Kanunda ücret bordrosunda yer alması gereken bilgiler arasında sosyal güvenlik sicil numarası yer almış, T. C. Kimlik Numarası ve sigorta sicil numarasına yer verilmemiştir. Ancak hal böyle olmakla birlikte, T. C. Kimlik Numaralarının sigorta sicil numarası olarak esas alınması uygulaması tam hayata geçene kadar ücret ödeme bordrolarında sigortalıların T. C. Kimlik Numarası ve sigorta sicil numarasının yer alması yerinde olacaktır. İbraz edilen ücret ödeme bordroları 2008/9. ay veya daha öncesi bir döneme aitse, bu ücret ödeme bordrolarında da sosyal güvenlik sicil numarası aranmayacak, sigortalıların T. C. Kimlik Numarası ve sigorta sicil numarasının yer alması yeterli olacaktır.

4-Yasal Defterlerdeki Kayıt Geçersizlik Halleri:

Yasal defterlerdeki geçersizlik halleri 5510 sayılı Kanunun 102 nci maddesi e bendinin dört numaralı alt bendinde sıralanmıştır.

Buna göre;

a-Kanunî tasdik süresi geçtikten sonra tasdik ettirilmiş olan defterlerin tasdik tarihinden önceki kısmına,

b-İşçilikle ilgili giderlerin işlenmemiş, eksik veya fazla işlenmiş olduğu tespit edilen aylara,

c-Gerçek ve fiilî çalışmaya dayanmadığı hâlde, kayıt ve belgelerde ücret tahakkuku veya ödemesi bulunan aylara,

d-Sigorta primleri hesabına esas tutulan kazançların kesin olarak tespitine imkân vermeyecek şekilde usulsüz, karışık veya noksan tutulmuş aylara,

e-Herhangi bir ay için sigorta primleri hesabına esas tutulması gereken kazançların ve kazançlarla ilgili ödemelerin o ayın dâhil bulunduğu hesap dönemine ait defterlere işlenmemiş olması hâlinde o aylara,

f-Kanunun 85 inci maddesinin birinci fıkrasında getirilen hükümler doğrultusunda yapılan inceleme sonucunda, işin yürütümü için gerekli olan sigorta primine esas kazanç tutarının Kuruma noksan bildirilmesi dolayısıyla re’sen tahakkuk yapılan ay veya aylara,

g-Durum tespiti, kamu kurum ve kuruluşları ile 5411 sayılı Bankacılık Kanunu kapsamındaki kuruluşlardan alınan bilgi ve belgelerden çalıştığı tespit edilen sigortalıların kaydedilmemiş ücret tediye bordrolarının ait olduğu ay veya aylara,

h-Kamu idareleri ile 5411 sayılı Kanun kapsamındaki kuruluşlardan alınan kayıtlardan tespit edilen ücretin altında ücret tahakkuklarının bulunduğu aylara,

ı-Tasdikli sayfalarının dolması üzerine, yeni defter tasdiki yerine, belgeli bilgilerin yazım sayfaları kalmayan defterin tasdiksiz sayfalarına kaydedilen ay veya aylara,

ilişkin defter kayıtları geçersiz sayılır.

Buradaki defterin arka yüzüne işleme fiili, defterin tasdiksiz yüzüne işleme fiilinden farklıdır. Eğer defterin tasdikli yüzü boş kalmış, hiçbir şey işlenmemiş, bilgilerin tamamı defterin arka (tasdiksiz) yüzüne işlenmişse bu durumda defter geçerli sayılacaktır. Çünkü burada bilgiler defterin iki yüzüne birden değil, tek yüzüne işlenmiş olacaktır.

213 sayılı Vergi Usul Kanununun 352 nci maddesinde, Kanuni sürenin sonundan başlayarak 1 ay içinde tasdik ettirilen defterlerin süresinde tasdik ettirilmiş sayılacağı hükme bağlanmış bulunduğundan, tasdiki gereken defterlerin kanuni sürenin sonundan itibaren 1 ay içinde tasdik ettirilmiş olması halinde defter tasdik yönünden geçerli kabul edilecektir.

Kullanılmaya başlanmadan önce tasdik ettirilmesi zorunlu olduğu hâlde tasdiksiz tutulmuş olan defterler hakkında defter ve belgelerin ibraz edilmemesine ilişkin hükümler uygulanır, yani söz konusu defter ve belgeler hiç ibraz edilmemiş gibi idari para cezası uygulanır.

Ayrıca defterlerin kapandıktan sonra notere tasdik ettirilmesi gerekmekte ise de sadece kapatma işleminin yaptırılmamış olması defterlerin geçersiz sayılmasını gerektirmemektedir.

Defterlerin tasdike tabi olup olmadığı ve tasdik zamanları, Vergi Usul Kanunu ve işverenin bağlı olduğu herhangi bir özel mevzuat varsa o mevzuata bakılarak değerlendirilir.

5-İbraz Süresi Geçirildikten Sonra İbraz Edilen Kayıt ve Belgelerde Geçersizlik Olması Hali:

İbraz süresi geçirildikten sonra incelemeye sunulan kayıt ve belgelerin tümünün veya bir bölümünün geçersiz olduğu tespit edilse bile, kayıt ve belgelerin geç ibraz edilmesi nedeniyle hiç ibraz edilmemiş gibi idari para cezası uygulanacağından, geçersizlik hali veya halleri için ayrıca idari para cezası uygulanmaz.

6-Tasdike Tabi Defterler:

Vergi Usul Kanununun 220 nci maddesinde belirtilmiştir. Bunlar;

a-Yevmiye ve envanter defterleri

b-İşletme defteri

c-Çiftçi işletme defteri

d-İmalat ve istihsal vergisi defterleri (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil)

e-Nakliyat vergisi defteri

f-Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri

g-Serbest meslek kazanç defteri

Vergi Usul Kanunuyla cevaz/izin verilen hallerde yukarıda yazılı olanların yerine kullanılacak olan defterler de tasdike tabidir.

7-Defterlerin Tasdik Zamanı:

Vergi Usul Kanununun 221 inci maddesinde belirtilmiştir.

a-Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;

b-Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;

c-Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler, işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;

d-Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar kullanmaya başlamadan önce,

Defterlerini tasdik ettirmek zorundadırlar.

8-Tasdiki Yenileme:

Vergi Usul Kanununun 222 nci maddesinde belirtilmiştir.

Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tesbit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.

9-Defterlerin Tasdik Makamı:

Vergi Usul Kanununun 223 üncü maddesinde belirtilmiştir.

Defterler, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar, menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acenteleri için borsa komiserliği tarafından tasdik olunur. Defterler anonim ve limited şirketlerin kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili memuru veya noter tarafından tasdik edilir.

10-İdari Para Cezaları:

Yukarıda belirtilen kayıt geçersizliği hallerinde uygulanacak idari para cezalarıyla ilgili ayrıntılı bilgi SGK İdari Para Cezaları – 5510 Para Cezaları sayfasında yer almaktadır. (isvesosyalguvenlik.com)