Maliye – SGK ve Diğer Mevzuat Yönünden Kayıt ve Belge Saklama Süreleri

Maliye – SGK ve Diğer Mevzuat Yönünden Kayıt ve Belge Saklama Süreleri
18 Şubat 2016 21:15

Maliye açısından mükellefin kayıt ve belgelerini saklama süresi 213 sayılı Vergi Usul Kanununda, Sosyal Güvenlik Kurumu açısından işyeri yasal kayıt ve belgelerini saklama süresi ise 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununda düzenlenmiştir.

Maliye Mevzuatı Açısından Saklama Süresi

213 sayılı Vergi Usul Kanununun;

– “Defter ve vesikaları muhafaza” başlıklı 253 üncü maddesinde; Vergi Usul Kanununa göre defter tutmak mecburiyetinde olanların, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecbur oldukları,

– “Defter tutma mecburiyetinde olmayanların muhafaza ödevi” başlıklı 254 üncü maddesinde ise Vergi Usul Kanununa göre defter tutmak mecburiyetinde olmayanların, 232, 234 ve 235 inci maddeler gereğince almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecbur oldukları,

belirtilmiştir.

Özel hesap dönemine tabi mükelleflerin defter ve belgeleri muhafaza süreleri ise özel hesap döneminin sona erdiği takvim yılını izleyen yıldan itibaren beş yıldır.

Dolayısıyla başta yasal defterler olmak üzere kapsama giren kayıt ve belgeleri Maliye mevzuatı açısından saklama süresi 5 yıldır.

Kanunun adı geçen üçüncü kısmında; vergi beyannameleri ve YMM tasdik raporları, fatura, perakende satış vesikaları, gider pusulası, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzları, ücret bordrosu, bordro yerine geçen vesikalar, taşıma ve otel işletmelerine ait belgeler, muhabere evrakı sayılmıştır. Bu belgeler de 5 yıl süreyle saklanması gereken belgelerdir.

SGK Mevzuatı Açısından Saklama Süresi

Sosyal Güvenlik Mevzuatı açısından işyeri yasal kayıt ve belgelerini saklama süresi daha önce 5 yıl iken, sosyal güvenlik reformuyla birlikte yürürlüğe giren 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun “Prim belgeleri ve işyeri kayıtları” başlıklı 86 ncı maddesinde; işverenin, işyeri sahiplerinin; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere 10 yıl süreyle, kamu idarelerinin 30 yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurlarının ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde 15 gün içinde ibraz etmek zorunda oldukları belirtilmiştir. Dolayısıyla Sosyal Güvenlik Mevzuatı açısından, 30 Eylül 2008 tarihi itibariyle 5 yıllık saklama süresini doldurmuş olanlar hariç, 1 Ekim 2008 tarihinden geçerli olmak üzere, başta yasal defterler ve ücret bordroları olmak üzere işyeri yasal kayıt ve belgelerini saklama süresi 10 yıldır.

Saklama Süreleri Zamanaşımı Süreleriyle Uyumlu

Vergi Usul Kanununun 114 üncü maddesinde; vergi alacağının doğduğu takvim yılını takip eden yılın başından başlayarak beş yıl içinde tarh ve mükellefe tebliğ edilmeyen vergiler zamanaşımına uğrayacağı belirtilmiştir.

5510 sayılı Kanunda ise gerek sigorta primler gerekse idari para cezaları için zaman aşımı süresi 10 yıl olarak belirtilmiştir.

Dolayısıyla vergi mevzuatı açısından 5 yıl, sosyal güvenlik mevzuatı açısından 10 yıl olan kayıt – belge saklama süreleri zamanaşımı süreleriyle de uyumludur.

Türk Ticaret Kanunu Açısından Saklama Süresi

6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun I – Belgelerin saklanması, saklama süresi başlıklı 82 nci maddesinde her tacirin;

ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını,

topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları

ile diğer organizasyon belgelerini, 64 üncü maddenin birinci fıkrasına göre yapılan defter kayıtlarının dayandığı belgeleri, sınıflandırılmış bir şekilde 10 yıl süreyle saklamak zorunda olduğu belirtilmiştir.

İş Mevzuatı Yönünden Saklama Süresi

Gerek 4857 sayılı İş Kanununda gerekse 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununda işyeri kayıt ve belgeleri için herhangi bir saklama süresi öngörülmemiştir. Ancak 5326 sayılı Kabahatler Kanununda 50 bin Türk Lirasından az idarî para cezasını gerektiren kabahatlerde zamanaşımı süresi üç yıl olarak belirlendiğinden, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı iş müfettişleri tarafından yapılan incelemelerde geriye doğru üç yıllık kayıt ve belgeler incelenmek üzere istenmekte ve incelenmektedir.

Saklama Süresine Uyulmazsa Ne Olur ?

Saklama süresine uyulmaması halinde, denetim ve incelemeler nedeniyle defter – kayıt ve belgelerin yetkili kişiler tarafından incelenmek üzere istenmesi durumunda defter – kayıt ve belgeler ibraz edilemez. Mücbir sebep olmaksızın ibraz edilmeme halinde de aşağıdaki yaptırımlar uygulanır.

Maliye mevzuatı açısından defter ve belgelerin başta vergi müfettişleri olmak üzere vergi incelemesine yetkili olanlara herhangi bir mücbir sebep hali olmaksızın ibraz edilmemesi halinde, özel usulsüzlük cezası kesilir, Gelir (Kurumlar) vergisi ve KDV matrahlarının re’sen takdiri yapılır, indirim konusu yapılan KDV.’leri reddedilir, gerektiğinde ilgililer hakkında Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunulur.

Sosyal güvenlik mevzuatı açısından; işyeri yasal kayıt ve belgelerinin sosyal güvenlik denetmenleri veya müfettişler tarafından incelenmek üzere talep edilmesi halinde, mücbir sebep olmaksızın ibraz edilmemesi veya eksik ibraz edilmesi halinde idari para cezası uygulanır. (Bkz. SGK İdari Para Cezaları – 5510 Para Cezaları) Ayrıca başta asgari işçilik incelemesi olmak üzere işveren aleyhine prim tahakkuku yapılabilir. (isvesosyalguvenlik.com)

Esman DİLLİ*

———-
* Başmüfettiş, Sosyal Güvenlik Kurumu

YORUMLAR

  1. Ahmet dedi ki:

    Sigortali calisan bi isci asgari ucretin altinda ucret alabilirmi yoksa hakkinimi alir erzurum hinis

    1. Admin dedi ki:

      Çalışanlara asgari ücretin altında ücret ödemesi yapılamaz. Ailevi durumunuza göre 1 Ocak’tan itibaren size her ay ödenmesi gereken en düşük ücret tutarını Asgari Geçim İndirimi Dahil Aylık Net Asgari Ücret Tutarları sayfasından öğrenebilirsiniz.

  2. Tanju GÜRLEDİK dedi ki:

    Merhaba, 1997 eylül de stajla birlikte sigorta girişi yapıldığını düşünüyordum.1998 temmuz ayından 2000 aralık ayına kadarda dayımın yanında çalıştım. O yıllarda sigortanın önemini bilmediğim ve babamın konuyla ilgilenmemesinden dolayı dayımın da sigorta yapmadığını ve 1999 eylül ayında çıkan yasaylada staj mağduru olduğumu anladım. Dayımın işe girişi gösterip sigorta yapmadığını bordro arşivlerden öğrenebilirmiyim?Arşiv süresi geçmişmidir. İyi çalışmalar

    1. Admin dedi ki:

      Eğer dayınız sizi bir gün bile sigorta yapmadıysa 5 yıllık dav zaman aşımı süresi dolduğu için yapacak bir şey yok, ancak işe girişinizin verildiğini biliyorsanız, belki ilgili müdürlük arşivlerinden adınıza prim belgesi verilip verilmediği öğrenilebilir. Eğer işyeri İstanbul’da idiyse arşivlerden bulmak çok zor.

    2. Erdinç dedi ki:

      DAVA EDİN
      Sigortasız çalıştırılanların, hizmet tespiti için beş yıllık hak düşürücü süre içinde dava açması gerekiyor. Ancak, bazı durumlarda beş yıllık hak düşürücü süre uygulanmıyor. Çok daha eski tarihlerdeki çalışmalar için hizmet tespiti davası açılabiliyor. Yargıtay’ın bu konuda verilmiş kararları bulunuyor. Habertürk’ten Ahmet Kıvanç, sigortasız çalıştırılan milyonlarca kişinin haklarını yazdı

      Ülkemizde sigortasız çalıştırma maalesef öteden beri çok yaygın. Türkiye İstatistik Kurumu (TÜİK) verilerine göre, günümüzde bile kayıt dışı istihdam oranı yüzde 34 seviyesinde bulunuyor. Sigortasız çalıştırılanlar prim günlerini tamamlamakta zorlanıyorlar, hak ettiklerinden daha geç emekli oluyorlar ve hak ettiklerinden daha az emekli aylığı ile yetinmek zorunda kalıyorlar.

      Geçmişte sigortasız çalışması bulunan veya primleri eksik yatırılmış olan okurlarımızdan çok sayıda mesaj geliyor. Sorular genellikle, bu konuda zaman aşımının nasıl uygulandığı yönünde. Yargıtay, kaçak işçi çalıştırmanın prim ve gelir vergisi ödememek için sık başvurulan, Türkiye’nin gerçeklerinden biri olduğu gerekçesiyle, sigortalılık başlangıç tarihi ve hizmet tespitine yönelik davaların kamu düzenini ilgilendirdiği prensibiyle hareket ediyor.

      Yargıtay 21. Hukuk Dairesi’nin bu yıl verdiği 2018/334 Esas numaralı, 2019/1181 sayılı içtihat kararı, bu konuda hakkını aramak isteyenlere yol gösterici nitelikte. Karara konu dava, 17 Ocak-5 Kasım 2002 tarihleri arasında sigortalı çalıştığı işyerinin 1 Ekim 1998-16 Ocak 2002 tarihleri arasında sigortasını yatırmadığını iddia eden bir işçi tarafından açıldı. Davacı işçi, söz konusu tarihlerde davalı işyerinde çalıştığının tespit edilmesini istedi. Yerel mahkeme, işçinin talebini kabul etti.

      Ancak bölge adliye mahkemesi, davacı işçinin, davalı işyerinden 5 Kasım 2002 tarihinde ayrıldığını, davayı beş yıllık hak düşürücü süre içinde, yani en geç 2007 yılı sonuna kadar açması gerekirken, 2014 yılında açtığı gerekçesiyle yerel mahkeme kararını bozdu. İşçinin temyiz istemi üzerine dosya Yargıtay 21. Hukuk Dairesi’ne geldi.

      Yargıtay kararında, 506 sayılı eski sosyal sigortalar kanununun 79/10 ve 5510 sayılı yeni sosyal güvenlik kanununun 86/8. maddelerine göre, yönetmelikle tespit edilen belgeleri işveren tarafından verilmeyen veya çalıştıkları SGK tarafından tespit edilemeyen sigortalıların, çalıştıklarını, hizmetlerinin geçtiği yılın sonundan başlayarak 5 yıl içerisinde mahkemeye başvurarak alacakları ilam ile ispatlayabilirlerse, bunların mahkeme kararında belirtilen aylık kazanç toplamları ile prim ödeme gün sayılarının nazara alınacağı vurgulandı. Yasada yer alan 5 yıllık sürenin “hak düşürücü” süre olduğu, davacının aynı işyerinde çalışmasını sürdürmesinin veya 5 yıllık hak düşürücü süre içerisinde tekrar aynı işyerine girerek çalışmasının, hak düşürücü sürenin işlemesine engel olmayacağı, hak düşürücü sürenin kesilmesi ve durmasının mümkün bulunmadığı belirtildi.

      İŞVEREN BELGELERDEN BİRİNİ VERMİŞSE, HAK DÜŞÜRÜCÜ SÜRE İŞLEMİYOR

      Yargıtay kararında, işverenin sigortalılara ait belgelerden birini SGK’ya vermiş olması durumunda hak düşürücü sürenin işlemeyeceği belirtildi. Bunun için, işverenin çalıştırmış olduğu sigortalılara ait hangi belgeleri SGK’ya vermesi gerektiğinin, kanunda yönetmeliğe bırakıldığı, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nde işverence verilecek belgelerin düzenlendiğine dikkat çekildi. Bunların aylık sigorta primleri bildirgesi, dört aylık sigorta primleri bordrosu, sigortalı hesap fişi gibi belgeler olduğu kaydedilen kararda, “Yönetmelikte sayılan bu belgelerden birisinin dahi verilmiş olması halinde artık kanunda yer alan hak düşürücü süreden söz edilemez” denildi.

      Yargıtay uygulamasında söz konusu kanun hükmünün yorumunun geniş tutulduğu, eğer sayılan belgelerden birisi işveren tarafından verilmişse, burada Kurumun (SSK/SGK) işçinin çalışmasından haberdar olduğu ve artık hizmet tespiti davası için hak düşürücü sürenin varlığından söz edilemeyeceğinin kabul edildiği vurgulandı.

      İşçinin sigortasız çalıştırıldığının sigorta müfettiş raporu ile saptanması durumunda da hak düşürücü sürenin geçtiğinden söz edilemeyeceği kaydedilen kararda, şöyle denildi:

      “Davacıya ödenen ücretten sigorta primi kesilen hallerde, davacının iş ve sosyal sigorta mevzuatının öngördüğü sigorta hak ve yükümlülüklerini yerine getirmesi nedeniyle Kurumun yasadan kaynaklanan denetim ve inceleme görevini yapmaması karşısında hak düşürücü sürenin işlemeyeceği kabul edilmelidir. Davacının sigortalı çalışmalarının Kuruma kısmen bildirildiği hallerde, eksik bildirimlere yönelik olarak açılan davada hak düşürücü süre işlemeyecektir.”

      Kararda, Yargıtay Hukuk Genel Kurulu’nun bu konuda 23 Haziran 2004 tarihinde verdiği 2004/21-369 esas numaralı, 2004/371 sayılı kararına da atıf yapıldı.

      ÇALIŞMANIN KESİNTİSİZ OLMASI GEREKİYOR

      Dosyadaki kayıt ve belgelerden, davalı işyerince davacı adına düzenlenen işe giriş bildirgesinin bulunmadığı ancak 17 Ocak 2002-5 Kasım 2002 tarihleri arasında geçen çalışmalarının SGK’ya bildirildiğinin anlaşıldığı vurgulandı. Davacının davalı işyerinde geçen bir kısım çalışmaları Kurum kayıtlarında olduğu için artık hak düşürücü sürenin işlemeyeceği kaydedilen kararda, “Çalışma kesintisiz ise bildirim yapılan sürelerden önceki dönem yönünden de hak düşürücü süre oluşmayacağı açıktır. Yapılacak iş, davacının 1 Ekim 1998-16 Ocak 2002 tarihleri arasındaki süreye ilişkin talebi yönünden işin esasına girilerek, toplanan deliller doğrultusunda karar vermekten ibarettir” denildi.

      Yargıtay, bu tür davalarda hak düşürücü süre oluşmaması için çalışmanın kesintisiz devam etmiş olması gerektiği yönünde kararlar alıyor. Örneğimizdeki işçi eğer 1998-2002 arasındaki hizmet tespiti yapılmasını talep ettiği dönemde 1 gün bile başka bir işyerinde sigortalı çalışmış olsa, dava açma hakkını kaybediyor.

      Ancak, örneğin uzun süre sigortasız çalıştırıldıktan sonra sigortası yaptırılan bir işçi askerlik görevini tamamlayıp yine aynı işyerinde çalışmaya devam etmiş ise hizmet akdi mecburi hizmet nedeniyle kesilmiş olduğundan hak düşürücü süre oluşmuyor.

      PEKİ NASIL KANITLAYACAKSINIZ?

      Buraya kadar, sigortasız çalıştırılan veya kazancı bordroda eksik gösterilen kişilerin dava açmalarında 5 yıllık hak düşürücü sürenin nasıl uygulandığını anlattık.

      Sigortasız olarak çalıştırıldığını iddia eden işçi bu iddiasını, kendisiyle aynı dönemde işyerinde çalışmış ve işverenin resmi kayıtlara geçmiş çalışanlarını veya komşu işverenlerin aynı nitelikte işi yapan işçilerini tanık olarak gösterebilir. İşyerlerinin bilgileri SGK’da tutuluyor. Bordro tanıklarının, aynı dönemde kuruma o işyerince bildirilen çalışanlar arasından bulunması mümkün.

  3. Sadiye dedi ki:

    Eşim sgk çalişani asgari ücretle çalışıyor başka gelirim yok çocuk maaşimi iptal edildi

  4. Yasam dedi ki:

    2003-2004 senesine ait 2009 yılında kapattığım şirketimizin evraklarını istediler 2020 aralık ayında
    hiçbir evrakım defterim yok. maş bordrosu maaşa dekontu muhtasar tüm defterler evrak saklama süresi 10 sene benden 17 yıl öncekileri istiyorar bu mümkünmü ne yapmalıyım?
    teşekkürler

    1. isvesosyalguvenlik.com dedi ki:

      İsteyebilirler tabii ki ancak 10 yıllık saklama süresi dolduğundan, ibraz etmemeniz halinde size ceza uygulanmaz.

  5. Salih Erol Köprücü dedi ki:

    2003 yılında ortaklıktan ayrıldığım firma için 2022 yılında, 2007 yılında bazı aylar SGK priminin ödenmemesi gerekçesi ile Ödeme Emri gönderilmiş. Belge saklama süresi 10 yıl ise 19 yıl önce ayrıldığım şirkete ait olduğu iddia edilen 15 yıl önceki borcun ödenmiş olduğunu nasıl belgeleyeceğiz? Belgeleyemez isek ne olur? Belgelenemediğinde, çıkan borcu ödemek gerekecek ise bu durumda örneğin 20 yıllık, 30 yıllık borçsuz şirketlerin ortakları nasıl güvende olacak? Kötü niyetle bir memur zarar vermek istese ve ödeme emri gönderse ortağı kanun nasıl koruyacak?

    1. isvesosyalguvenlik.com dedi ki:

      Siz 2003 yılında şirket ortaklığından ayrıldığınıza göre, eğer ortaklıktan ayrıldıktan sonra şirkette yöneticilik gibi herhangi bir göreviniz de olmadıysa, 2007 yılına ait ödenmemiş borçlar için sizin sorumluluğunuz olmaz. Dolayısıyla o aylara primlerin ödendiğini belgelemeniz de gerekmez, şirket ortaklılığından ayrıldığınızı gösterir bir belge ile SGK’ya başvurup, ödeme emrine itiraz etmeniz yeterli olur.
      https://www.isvesosyalguvenlik.com/sirket-ortaklari-ve-yoneticilerin-sgkya-borclardan-sorumlulugu/

      1. Refik Ay dedi ki:

        02 02 2013 bir textil firma da çalıştım toplam 9 ay ssk li olarak çalıştım ve ayrıldım araden 9 yıl 2 ay den sonra beni ifadeye çağrıldı bunden ne gibi sonuçlar çıker yani ekmeklik ten sonra beni ifadeye çağrıldı ler

        1. isvesosyalguvenlik.com dedi ki:

          Nasıl, ne gibi bir sonuç çıkar bilemeyiz. İşyerinden sahte sigortalı bildirimi yapılmıştır büyük ihtimalle, bu nedenle SGK inceleme başlatmıştır.

  6. Gökcen dedi ki:

    Ben 4 gün rapor aldım fakat bu 4 günün 1 günü hafta tatiline geldi benim haftalık iznim arada kaynadı peki haftalık iznim normalde cuma ve ben perşembe hastalandım pazartesine kadar raporluyum kullanamadığım haftalık iznini rapor bittiği gün pazartesi kullanma diye bir hakkım yokmu

    1. isvesosyalguvenlik.com dedi ki:

      Hafta tatilinin bir haftalık zaman dilimi içerisinde kullanılması/kullandırılması gerekir, haftalık izin sonraki haftaya devretmez.

  7. erhan dedi ki:

    1999 temmuz ve ağustos aylarında istanbul da büyük bir firmada çalıştım bordrolu olarak maaş alıyorduk ama e devlette gözükmüyor cimer üzerinden başvuru yaptım onlarda sistem de yok deyip geçiyorlar işe giriş kaydımı kağıt arşivlerden nasıl bulabilirim

    1. isvesosyalguvenlik.com dedi ki:

      İşyerinin bağlı olduğu müdürlüğün arşivinden bulunabilir, ancak işyeri eğer İstanbul’da ise bulunması çok zor çünkü arşivler taşındı.