Anasayfa / En Son Eklenen Yazılar / Maliye – SGK ve Diğer Mevzuat Yönünden Kayıt ve Belge Saklama Süreleri

Maliye – SGK ve Diğer Mevzuat Yönünden Kayıt ve Belge Saklama Süreleri

Sponsorlu Bağlantılar

Maliye açısından mükellefin kayıt ve belgelerini saklama süresi 213 sayılı Vergi Usul Kanununda, Sosyal Güvenlik Kurumu açısından işyeri yasal kayıt ve belgelerini saklama süresi ise 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununda düzenlenmiştir.

Maliye Mevzuatı Açısından Saklama Süresi

213 sayılı Vergi Usul Kanununun;

– “Defter ve vesikaları muhafaza” başlıklı 253 üncü maddesinde; Vergi Usul Kanununa göre defter tutmak mecburiyetinde olanların, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecbur oldukları,

– “Defter tutma mecburiyetinde olmayanların muhafaza ödevi” başlıklı 254 üncü maddesinde ise Vergi Usul Kanununa göre defter tutmak mecburiyetinde olmayanların, 232, 234 ve 235 inci maddeler gereğince almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecbur oldukları,

belirtilmiştir.

Özel hesap dönemine tabi mükelleflerin defter ve belgeleri muhafaza süreleri ise özel hesap döneminin sona erdiği takvim yılını izleyen yıldan itibaren beş yıldır.

Dolayısıyla başta yasal defterler olmak üzere kapsama giren kayıt ve belgeleri Maliye mevzuatı açısından saklama süresi 5 yıldır.

Kanunun adı geçen üçüncü kısmında; vergi beyannameleri ve YMM tasdik raporları, fatura, perakende satış vesikaları, gider pusulası, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzları, ücret bordrosu, bordro yerine geçen vesikalar, taşıma ve otel işletmelerine ait belgeler, muhabere evrakı sayılmıştır. Bu belgeler de 5 yıl süreyle saklanması gereken belgelerdir.

SGK Mevzuatı Açısından Saklama Süresi

Sosyal Güvenlik Mevzuatı açısından işyeri yasal kayıt ve belgelerini saklama süresi daha önce 5 yıl iken, sosyal güvenlik reformuyla birlikte yürürlüğe giren 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun “Prim belgeleri ve işyeri kayıtları” başlıklı 86 ncı maddesinde; işverenin, işyeri sahiplerinin; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere 10 yıl süreyle, kamu idarelerinin 30 yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurlarının ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde 15 gün içinde ibraz etmek zorunda oldukları belirtilmiştir. Dolayısıyla Sosyal Güvenlik Mevzuatı açısından, 30 Eylül 2008 tarihi itibariyle 5 yıllık saklama süresini doldurmuş olanlar hariç, 1 Ekim 2008 tarihinden geçerli olmak üzere, başta yasal defterler ve ücret bordroları olmak üzere işyeri yasal kayıt ve belgelerini saklama süresi 10 yıldır.

Saklama Süreleri Zamanaşımı Süreleriyle Uyumlu

Vergi Usul Kanununun 114 üncü maddesinde; vergi alacağının doğduğu takvim yılını takip eden yılın başından başlayarak beş yıl içinde tarh ve mükellefe tebliğ edilmeyen vergiler zamanaşımına uğrayacağı belirtilmiştir.

5510 sayılı Kanunda ise gerek sigorta primler gerekse idari para cezaları için zaman aşımı süresi 10 yıl olarak belirtilmiştir.

Dolayısıyla vergi mevzuatı açısından 5 yıl, sosyal güvenlik mevzuatı açısından 10 yıl olan kayıt – belge saklama süreleri zamanaşımı süreleriyle de uyumludur.

Türk Ticaret Kanunu Açısından Saklama Süresi

6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun I – Belgelerin saklanması, saklama süresi başlıklı 82 nci maddesinde her tacirin;

ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını,

topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları

ile diğer organizasyon belgelerini, 64 üncü maddenin birinci fıkrasına göre yapılan defter kayıtlarının dayandığı belgeleri, sınıflandırılmış bir şekilde 10 yıl süreyle saklamak zorunda olduğu belirtilmiştir.

İş Mevzuatı Yönünden Saklama Süresi

Gerek 4857 sayılı İş Kanununda gerekse 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununda işyeri kayıt ve belgeleri için herhangi bir saklama süresi öngörülmemiştir. Ancak 5326 sayılı Kabahatler Kanununda 50 bin Türk Lirasından az idarî para cezasını gerektiren kabahatlerde zamanaşımı süresi üç yıl olarak belirlendiğinden, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı iş müfettişleri tarafından yapılan incelemelerde geriye doğru üç yıllık kayıt ve belgeler incelenmek üzere istenmekte ve incelenmektedir.

Saklama Süresine Uyulmazsa Ne Olur ?

Saklama süresine uyulmaması halinde, denetim ve incelemeler nedeniyle defter – kayıt ve belgelerin yetkili kişiler tarafından incelenmek üzere istenmesi durumunda defter – kayıt ve belgeler ibraz edilemez. Mücbir sebep olmaksızın ibraz edilmeme halinde de aşağıdaki yaptırımlar uygulanır.

Maliye mevzuatı açısından defter ve belgelerin başta vergi müfettişleri olmak üzere vergi incelemesine yetkili olanlara herhangi bir mücbir sebep hali olmaksızın ibraz edilmemesi halinde, özel usulsüzlük cezası kesilir, Gelir (Kurumlar) vergisi ve KDV matrahlarının re’sen takdiri yapılır, indirim konusu yapılan KDV.’leri reddedilir, gerektiğinde ilgililer hakkında Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunulur.

Sosyal güvenlik mevzuatı açısından; işyeri yasal kayıt ve belgelerinin sosyal güvenlik denetmenleri veya müfettişler tarafından incelenmek üzere talep edilmesi halinde, mücbir sebep olmaksızın ibraz edilmemesi veya eksik ibraz edilmesi halinde idari para cezası uygulanır. (Bkz. 2016 Yılında 5510 Sayılı Kanuna Göre Uygulanacak SGK İdari Para Cezaları) Ayrıca başta asgari işçilik incelemesi olmak üzere işveren aleyhine prim tahakkuku yapılabilir. (isvesosyalguvenlik.com)

Esman DİLLİ*

———-

* Başmüfettiş, Sosyal Güvenlik Kurumu

Yorum yaz

E posta adresiniz yorumda görünmeyecek. Hakaret ve küfür içeren yorumlar yayımlanmayacaktır. YORUMLAR ONAYA TABİ OLUP, ONAYLANDIKTAN SONRA SAYFADA GÖRÜNECEKTİR. Zorunlu alanlar işaretlenmiştir. *

*