İşçi Özlük Dosyası – Dosyada Bulunması Gereken Evrak ve Belgeler
4857 sayılı İş Kanununun 75 inci maddesi uyarınca işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İşçi özlük dosyasında bulunması gereken belgeler şunlardır;
- Nüfus Cüzdanı Fotokopisi,
- İkametgâh İlmühaberi,
- Diploma fotokopisi
- Referanslar ve CV
- Hizmet akdi, (yazılı hizmet akdi yapılmışsa)
- Sağlık Raporu,
- Bazı işkolları için periyodik sağlık muayenelerine ait rapor.
- Özel indirim dilekçesi,
- Özürlü işçi ise Sakatlık Raporu aslı veya fotokopisi,
- Engelli indirimi için ilgili Defterdarlığın/Vergi Dairesinin indirim uygulanacağına dair yazısı,
- Engelli işçi ise İş-Kur müracaat kayıt evrakı,
- Adli sicil kaydı,
- Eski hükümlü işçi ise İş-Kur müracaat kayıt evrakı,
- Terör mağduru işçi ise İş-Kur müracaat kayıt evrakı,
- Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının birer sureti,
- Kanuni herhangi bir sebeple ücret kesme cezası uygulanmışsa yapılan kesintilerin sebebinin bildirildiği yazı,
- Fazla çalışma yapılıyorsa, fazla çalışma için işçinin onayının alındığına dair yazı,
- İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı,
- İşçinin yarı zamanlı veya kısmi süreli çalışma talebi varsa buna ilişkin yazı,
- Yazılı iş sözleşmesi yapılmamışsa işveren tarafından işçiye verilmesi gereken çalışma şartlarını gösterir yazılı belge,
- İşçinin işverene verdiği diğer dilekçeler,
gibi belge ve bilgiler bulunmalıdır. (isvesosyalguvenlik.com)
YORUMLAR
Merhaba. İşçilerin özlük dosyalarının dijital ortamda tutulması yeterli midir? Çalıştığım yerdeki uygulama şöyle: Merkez ofisimize tüm özlük evraklarının asılları gidiyor, taranmışları da biz tutuyoruz. Bunların taranmış halleri kafi midir yoksa bunları yazdırmamız mı gerekiyor. Personel sayımız çok fazla ve sirkülasyon çok fazla olduğu için hepsini yazdırmak bir hayli meşakkatli. Denetleme durumlarında bu özlük dosyalarının dijitalleri yeterli midir yoksa illa ki kağıda dökülmüş hali mi gereklidir? Ayrıca özlük dosyalarının asıllarının merkez yerine şantiyede yani işçinin çalışma adresinde tutulması gerekmez mi? Bunun bir mantalitesi var mıdır? Teşekkürler.
Sorunuzu tersten cevaplayacak olursak, evraklar işyeri / şirket merkezinde de tutulabilir. Ücret hesap pusulası – ücret bordrosu hariç. Ödemeyi banka yoluyla yapıyorsunuzdur muhtemelen, bu durumda SGK mevzuatına göre ücret pusulası – ücret bordrosunda işçilerin imzalarının olması da gerekmez. Dolayısıyla bunlar da merkezde tutulabilir. Denetleme esnasında da bu belgeler hemen istenmeyip süre verilir. İşçilerin özlük dosyasıyla ilgili işe giriş sağlık raporu, periyodik muayene formu, iş sözleşmesi, fazla çalışma onayı, kişisel koruyucu donanım teslim ve zimmet tutanağı, eğitim belgeleri gibi belgeler ise zaten kağıt ortamında tutulması ve ıslak imzalı olması gereken belgelerdir. Bunları tarayıp dijital ortama aktarabilirsiniz tabii ki ancak denetimlerde ıslak imzalı asılları istenebileceğinden, ayrıca klase edip saklamak daha doğru olur.
Cevabınız için çok teşekkürler. Her personele 28 sayfa gibi bir hayli fazla sayıda sayfa imzalatılıyor işe girişte. Maaş bordrosunda işçi imzası aranıyor ve bir de puantaj çıkarılıyor oraya da imza attırılıyor. Yasada imza aranmadığını biliyorum yetkililerle de paylaştım fakat kara düzen devam ediliyor. Girişte imzalanan tüm evraklardan ikişer imza alırsak bu sefer personelin imzalayacağı sayfa sayısı 56 gibi uçuk bir sayıya ulaşacak ve pek mümkün olmayacaktır. Şu an yapabileceğim tek şey taranmış asıllarını tekrar bastırmak. Orada da renksiz çıktı aldığımız için imza filan siyah çıkıyor sanırım yeterli gelecektir denetlemeye gelenler için çünkü asıllar şantiyenin bulunduğu ilden başka bir ilde bulunan merkezimize gönderiliyor. Bu yazdıklarıma bir yorumunuz olursa ne ala; ikinci olarak şantiyemizde bir İSG Uzmanı personelimiz var. Sorum şu: İSG Uzmanının tuttuğu tutanaklar, eğitimlere ait belgeler, KKD Zimmet vb. formların dosyalanması doğrudan yine İnsan Kaynaklarına mı aittir yoksa İSG Uzmanı mı bunları dosyalamak ve denetlemelerde ilgililere sunmak zorundadır? Çok teşekkürler.
İş sözleşmesini işçiye bir kez imzalatmak yeterli, aynı şekilde fazla mesai onayının her sene başında işçiden alınması şartı kaldırıldı, sadece işçi işe girerken bir kez onay alınması yeterli. Öte yandan belirttiğiniz belgelerin İSG uzmanında değil işyerinde bulunması gerekir, saklama ve ibraz zorunluluğu işverene aitti, çünkü İSG uzmanı ayrılabilir, değişebilir. Bu nedenle denetimlerde asıl muhatap işverendir.
Bu başlık altında sorulmamalı belki ama konunun devamı açısından son olarak bir soru daha: Diyelim ki personel izne gidiyor; bayram izni, normal izin vs. Personelin izin süresinde başına bir şey geldiğinde izne gönderdiğimize dair bir izin dilekçesi vb. evrak zorunluluğu var mıdır? (Ayrıca yolda filan başına bir şey gelirse iş kazası olarak mı geçiyor bu durum? Çeşitli iddialar var da). Sözel olarak da sen şu tarihleri arasında izinlisin demek kafi midir yoksa 1 gün bile olsa o kişinin imzasını da içeren bir izin dilekçesi düzenlenmeli midir? Burada sürekli “Adamın başına bir şey gelirse sıkıntıya düşeriz, o yüzden izin dilekçesi olmadan kimse izne gitmeyecek” algısı var ve bu ne kadar doğrudur? Bu konuda da aydınlatır mısınız? Şimdiden çok teşekkürler.
Bahsettiğiniz durum daha çok memurlar açısından geçerli. İşçilerde ise durum daha çok iş kazası açısından önem kazanmakta. Duruma göre bazen işçi açısından, bazen de işveren açısından önem taşımakta. Örneğin işçi izinli olarak bir yere gitmiş, başına bir hal gelmiş, bu durumda işçi görevli olarak gittiğini iddia ederse işverenin o sırada içinin izinli olduğunu kanıtlayabilmesi, dolayısıyla iş kazası sorumluluğundan kurtulabilmesi için işçinin ıslak imzasınız taşıyan izin formu / belgesi önem kazanmaktadır. Diğer taraftan da işçi görevli gittiği sırada başına bir şey gelmesi halinde, olayın iş kazası sayılabilmesi açısından işçinin elinde görev kağıdı olması işçi açısından önem taşımaktadır.
Çok teşekkür ederim. Bayramınızı da şimdiden kutlarım.
Biz de teşekkür ederiz, sizin bayramınız da kutlu olsun.