İşverenler tarafından hizmet akdine istinaden çalıştırılmak üzere işe alınan işçilerden alınması ve işçi özlük dosyasında muhafaza edilmesi gereken bazı evraklar vardır.

Bu evrakların neler olduğu İş Kanununda açıkça belirtilmemiş olmakla beraber, 4857 sayılı İş Kanununun “İşçi özlük dosyası” başlıklı 75 inci maddesinde;

“İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”

hükümlerine yer verilmiştir.

İşçi özlük dosyasında bulunması gereken evraklar İşçi Özlük Dosyası başlıklı yazıda belirtilmiş olup, bu evrakların bir kısmı işçi işe girdikten sonra işin devamı sırasında alınması / temin edilmesi gereken evraklardır. Bir kısmı ise işçi işe girerken işçiden alınacak evraklar olmayıp, işveren tarafından ilgili kurumdan / makamdan alınarak / temin edilerek işçinin özlük dosyasına konulması gereken evraklardır. Örneğin; İŞKUR vasıtasıyla işbaşı eğitim programı veya zorunlu engelli istihdamı kapsamında işe alınmış olan işçiyle ilgili olarak İŞKUR’dan alınmış – temin edilmiş evraklar gibi, iş sözleşmesi gibi. (İşçi belirli süreli iş sözleşmesiyle çalışacaksa yazılı iş sözleşmesi yapılması zorunlu olduğu gibi, kısmi süreli iş sözleşmesiyle çalışacaksa yine yazılı iş sözleşmesi yapılması gerekmekte olup, iş sözleşmesi işçiden istenecek bir evrak değildir, işçi ve işveren arasında düzenlenip, karşılıklı imzalanıp işçinin özlük dosyasına konulması gerekmektedir.)

İşverenin işe alacağı işçiden istemesi / alması, dolayısıyla işçinin temin etmesi zorunlu olan önemli evraklara ise aşağıda yer verilmiştir.

İşçinin İşe Girişi Sırasında Kendisinden İstenmesi / Alınması Zorunlu Evraklar

• T.C. Kimlik Kartı veya nüfus cüzdanının fotokopisi. (İşçiden fotokopisini almak yerine kimlik belgesini işyerinde işçiden alıp, fotokopisini çekip dosyaya koymak daha güvenli olur.)

• İkametgah belgesi. (E-Devletten alınabilmektedir)

• İşe giriş sağlık raporu. (Raporda işçinin işyerinde yapacağı iş belirtilerek, raporun sonunda o işte çalışmasına bedenen ve ruhen engel bir durum olmadığı, o işte çalışmasında bedenen veya ruhen sakınca bulunmadığı şeklinde bir açıklama olması gerekir. Eğer işyeri hekimi varsa işe giriş sağlık raporunun işyeri hekimi tarafından düzenlenmesi gerekir. Bkz. Özel Hastaneden İşe Giriş Sağlık Raporu Alınabilir mi ?, Özel Hastaneden İşe Giriş Sağlık Raporu Alınabilir mi ?)

• İşçi mesleki eğitim alma zorunluluğu bulunan tehlikeli ve çok tehlikeli sınıfta yer alan işlerde çalışacaksa, yapacağı işle ilgili mesleki eğitim aldığını gösterir belge. (Konuyla ilgili olarak; Bütün Yönleriyle Çalışanların Bilgilendirilmesi – İş Güvenliği ve Mesleki Eğitimlerinin Usul ve Esasları, Tehlikeli ve Çok Tehlikeli Sınıfta Yer Alan İşlerde Çalıştırılacakların Mesleki Eğitimlerine Dair Yönetmelik’e bakılabilir.)

• Diploma – eğitim – kurs belgeleri. Eğer işe alınan işçi işyerinde yasal olarak çalıştırılması / bulundurulması gereken personel kapsamındaysa, görev unvanını gösteren diploma, eğitim – kurs belgeleri gibi belgeler. (Örneğin; işyeri yasal olarak gıda mühendisi bulundurulması / çalıştırılması gereken işyeriyse, işe alınan işçinin gıda mühendisi olduğunu gösteren diploma. İşyeri inşaat mühendisi çalıştırılması gereken bir işyeriyse işe alınan işçinin inşaat mühendisi olduğunu gösteren diploma gibi. İşyeri spor kulübü niteliğinde ise antrenör olarak çalıştırılmak üzere işe alınan işçinin antrenörlük belgesi gibi.) Burada işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanına değinilmemiştir, çünkü bunlar İSG Profesyonelleri kapsamına girmekte olup, eğer işyeri iş güvenliği uzmanı / işyeri hekimi görevlendirme zorunluluğu kapsamına giriyorsa, bu zorunluluğun İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğünün İSG Katip Sistemi üzerinden ilgili onay işlemleri yapılarak yerine getirilmesi gerekmektedir. (Bkz. İSG Katipten İşyeri Hekimi – İş Güvenliği Uzmanı Görevlendirmesi Nasıl Yapılır ?)

• İşçinin çalıştığı işyeri ve işyerinde yaptığı işe göre ilgili kanunları gereği alması / sahip olması gereken diğer evrak ve belgeler. (Örneğin; işçi işyerinde özel güvenlik görevlisi olarak çalışmak üzere işe alınmışsa güvenlik sertifikası. Kurye – şoför olarak çalıştırılmak üzere işe alınmışsa kullanacağı aracın durumuna göre ilgili sınıfı da kapsayan sürücü belgesi, SRC belgesi, psikoteknik muayene belgesi. İşçi gıda imalatı yapan bir yerde çalışacaksa ve sağlık durumunu gösterir belge – rapor gerekiyorsa buna ait belge – rapor.)

• İşçinin banka hesap bilgilerini gösterir evrak. Eğer işyerinde 5 veya daha fazla çalışan varsa, işçiye yapılacak ücret, maaş, ikramiye, prim gibi tüm ödemelerin banka yoluyla yapılması zorunlu olduğundan, işyeri bu kapsama giriyorsa işçinin banka hesap bilgilerini gösterir evrak alınarak dosyaya konulması gerekir.

• İşçiye fazla mesai yaptırılacaksa, fazla mesai yapmayı kabul ettiğine dair işçinin imzasını taşıyan yazı. (Bkz. Fazla Mesai İçin İşçi Onayında Ne Değişti ?) (İşverenin İşçinin Onayını – Rızasını Alması Gereken Konular başlıklı yazıda belirtilen konularla ilgili olarak da duruma göre işçi işe alınırken veya çalışmasının devamı sırasında onay belgelerinin işçiden alınıp dosyasına konulması gerekir.)

• İşçiye teslim edilen kişisel koruyucu donanımlar (KKD) varsa, bunların işçiye teslim edildiğine dair kişisel koruyucu donanım zimmet ve taahhüt belgesi. (İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı uyarınca; işyerinde yapılan işin durumuna ve işyerinin tehlike sınıfına göre işçiye baret, eldiven, gözlük, kulak tıkacı, maske, emniyet kemeri, iş elbisesi ve iş ayakkabısı gibi kişisel koruyucu donanımların verilmesi ve işçinin çalışması sırasından bunları kullanmasının sağlanması gerekmektedir.

• Adli sicil kaydı ve askerlik durum belgesi. Bu konuyla ilgili ayrıntılı açıklamalara aşağıda yer verilmiştir.

İşçiyi İşe Alırken Adli Sicil Kaydı İstenmesi Zorunlu mu ?

İşe alınan işçi, kanun kaçakçısı, aranan bir şüpheli veya hükümlü, hakkında yakalama veya mahkumiyet kararı bulunan kişi, terör örgütü mensubu olabilir. Bu nedenle çalıştırılmak üzere işe alınacak işçiden Adli Sicil Kaydı istenmesi gerekir. Bu belge E-Devlet’ten alınabilir.

Öte yandan işe alınan işçi sabıkalı (eski hükümlü biriyse), yani daha önce suç işlemiş ancak cezasını çekmiş, hapis yatıp tahliye edilmiş biriyse, işyerinde çalışmasına engel bir durum bulunmamaktadır. Çünkü bu tür insanların da hayatlarını idame ettirebilmeleri, ailelerinin nafakasını temin edebilmeleri için işe, dolayısıyla çalışmaya ihtiyaçları bulunmaktadır. Bu tür insanların işe alınıp çalıştırılmaları toplumsal bir sorumluluk olup, bunların topluma tekrar kazandırılması gerekmektedir. Bu tür insanlara hiçbir işverenin / işyerinin iş vermemesi onlara hayat hakkı tanınmaması anlamına gelecek, onların tekrar suça itilmelerine sebep olacaktır. Bu nedenle, sabıkalı yani cezasını çekmiş eski hükümlü kişiler de işe alınıp çalıştırılabilir, ancak bunların durumuna uygun işler verilmesi, en azından bir süre göz önünde bulunup takip edilmesi yerinde olacaktır.

Nitekim 4857 sayılı İş Kanununun “Engelli ve eski hükümlü çalıştırma zorunluluğu” başlıklı 30 uncu maddesiyle, 50 ve daha fazla çalışanı olan özel sektör işyerlerine de engelli işçi çalıştırma zorunluluğu yanında eski hükümlü işçi çalıştırma zorunluluğu da getirilmişti, ancak daha sonra yapılan kanun değişikliği ile özel sektör işyerlerinin eski hükümlü işçi çalıştırma zorunluluğu kaldırıldı, sadece kamu işyerleri bu yükümlülük kapsamında kaldı. (Bkz. Engelli (Özürlü)-Eski Hükümlü Çalıştırma Oranları)

İşveren İşe Aldığı İşçinin Askerliğini Yapıp Yapmadığını Kontrol Etmek Zorunda mı – İşverenin Sorumluluğu Doğar mı ?

7179 sayılı Askeralma Kanunu uyarınca; nüfus kayıtlarına göre her erkeğin 20 yaşına girdiği yılın ocak ayının birinci gününden başlayan ve 41 yaşına girdiği yılın ocak ayının birinci gününde biten süre askerlik çağı sayıldığından, 20 – 41 yaş aralığındaki erkek işçiyi çalıştırmak üzere işe alan işverenin, işçiden Askerlik Durum Belgesi alıp dosyasına koyması gerekir. Bu belge E-Devlet’ten de alınabilir.

Askerlik çağına geldiği halde askerliğini henüz yapmamış işçiyi işe alıp almamak, çalıştırıp çalıştırmamak işverenin tercihine bağlı bir durum olmakla birlikte, işe aldığı işçi henüz askerliğini yapmamış, sağlık sorunları nedeniyle askerlikten muaf tutulduğuna veya askerliğini tecil ettirdiğine dair herhangi bir evrak da ibraz etmemişse, bu konuda işverenin dikkatli olması, işçiden mutlaka Askerlik Durum Belgesi istemesi gerekir. Çünkü işverenin işe alacağı / aldığı bu işçi asker kaçağı (bakaya) da olabilir ve aşağıda belirtildiği üzere işverenin sorumluluğu doğabilir. İşe alınan işçi eğer askerliğini tecil ettirmiş ve buna ilişkin belge ibraz etmişse; işverenin, işçinin askerlik tecilinin bitiş ve askere sevk tarihini takip etmesi, o tarih geldiğinde işçinin askerlik vazifesini yapması için gerekli uyarı ve yönlendirmeyi yapması gerekir.

Asker kaçağı (bakaya) işçiyi işe alıp çalıştıran işverenin sorumluluğunu doğuracak ilgili kanun hükümleri aşağıda belirtilmiştir.

7179 sayılı Askeralma Kanununun “Yaptırımlar” başlıklı 41 inci maddesinin ikinci fıkrasında;

“(2) Yoklama kaçakları ve bakayalar ile barışta tatbikat ve ferdî seferberlik eğitimi bakayaları kamu hizmetine veya özel hizmete alınamazlar. Bunları kamu hizmetine veya özel hizmete alanlar hakkında askerlik şubelerince mahallin Cumhuriyet başsavcılığına suç duyurusunda bulunulur.” hükmüne yer verilmiştir.

1632 sayılı Askeri Ceza Kanununun “Kaçaklara yardım edenlerin cezaları” başlıklı 75 inci maddesin birinci fıkrasında da;

“Asker kişileri kaçmağa kışkırtan veya kaçmalarını veya kaçaklığın devamını kolaylaştıran veya kaçakları, izinsizleri, bakayayı, yoklama kaçaklarını, saklıları ve çağrılıp ta gelmiyen yedek subaylar ve yedek astsubaylar ile yedek askeri memurları bilerek özel ve resmi hizmete alanlar veya gizliyenler veya Devlet, il ve belediyelerle bunların denetimi altındaki bütün kuruluş ve kurumlarda ve banka ve kamu faydasına çalışan dernek ve mesleki kuruluşlarda her ne suretle olursa olsun çalıştıranlar ve Hükümetten yapılacak tebligat üzerine özel işlerinden çıkarmıyanlar barışta üç aydan bir yıla ve tekerrüründe bir yıldan üç yıla, seferberlikte veya olağanüstü hallerde altı aydan iki yıla kadar hapis ve bu eylemin seferberlikte veya olağanüstü hallerde tekerrüründe yedi yıla kadar ağır hapis cezasiyle cezalandırılır.” hükmüne yer verilmiştir.

E-Devletten Alınacak Belgeler Mutlaka Kontrol Edilip Doğrulanmalı !

Yukarıda bazı belgelerin e-Devlet üzerinden alınabileceği belirtilmiş olup, işçi tarafından e-Devlet üzerinden alınan barkodlu belgeler kabul edilmeli, ancak bu belgelerin doğruluğu belge üzerinde yer alan barkod numarası ile e-Devlet Belge Doğrulama (turkiye.gov.tr) sayfasından mutlaka kontrol edilmelidir. (isvesosyalguvenlik.com)